São Paulo — A capacidade praticamente ilimitada do Gmail é um convite à bagunça. As mensagens vão se acumulando e pode ficar difícil distinguir o que é importante de coisas dispensáveis. Esta é uma sequência progressiva de dicas para quem quer por ordem na correspondência no serviço de e-mail do Google. A primeira dica pode parecer um tanto óbvia, mas ela é um passo necessário para as demais. A cada passo, você usará ferramentas mais avançadas para organizar a correspondência, até automatizar a classificação de mensagens por meio de filtros.

1 Use marcadores

Suponhamos que você receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las é criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de mensagens e selecionar a opção Criar Novo. Depois, digite um nome como “Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão exibidas. Assim, fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.

2 Acerte as cores

É bastante mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os marcadores na coluna esquerda. Posicionando o cursor do mouse sobre um deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo. Clique nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e outros detalhes.

3 Arquive para despoluir

Em alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para que a caixa Entrada fique visualmente organizada. Mas é possível que você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda. 

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4 Use o comando Mover

Se você recebe um volume grande de correspondência, pode ser mais interessante usar o botão Mover, que também fica acima da lista de mensagens, em vez de arquivar. Além de tirar o item da caixa Entrada sem apagá-lo, o comando Mover aplica um marcador escolhido por você. Depois, basta clicar no marcador, na coluna esquerda, para ver as mensagens que o contém – tanto aquelas que foram movidas como as que estão na caixa Entrada. Esse recurso funciona de forma análoga às pastas que existem em serviços com o Yahoo! Mail e em aplicativos como o Outlook. 

5 Crie filtros

Uma vez que você definiu marcadores para cada tipo de correspondência, é hora de automatizar a marcação criando filtros. Suponhamos que você queira que todas as mensagens do remetente João sejam marcadas com o rótulo Amigos. Abra uma mensagem dele, clique no botão Mais (acima das mensagens) e escolha Filtrar Mensagens Assim.

O Gmail mostra uma página onde aparece, ao alto, um formulário para você especificar critérios de pesquisa. Por padrão, ele coloca o endereço do remetente como critério. Se o objetivo for rotular as mensagens desse remetente, não é preciso fazer nada nessa página. Note que, abaixo, aparecem as mensagens que seriam selecionadas com o critério especificado (neste exemplo, devem ser as mensagens do tal João). Se alterar os critérios, clique no botão Pesquisa de Teste para atualizar a lista. Se tudo estiver certo, clique no botão Próxima Etapa.

Escolha, agora, que ações você quer que o filtro realize. No nosso exemplo, basta assinalar a opção Aplicar o Marcador e selecionar o marcador Amigos. Se quiser marcar as mensagens já recebidas, assinale a opção Aplicar este Filtro Também às Conversas Abaixo. Depois, é só clicar no botão Criar Filtro. Desse momento em diante, todas as mensagens do João receberão automaticamente o marcador Amigos. Note que os filtros podem fazer outras coisas úteis, como encaminhar a mensagem para outro endereço ou destacá-la com uma estrela.