São Paulo – Em 2013, os executivos do Grupo Pão de Açúcar viram-se diante de um problemão: a necessidade de unificar a gestão da área de recursos humanos da companhia. Na época, cada uma de suas unidades de negócio, como a rede de atacarejo Assaí e as lojas da Casas Bahia e do Ponto Frio, adquiridas em anos anteriores, tinha uma plataforma própria. Ou seja: para cada bandeira do grupo, havia um sistema de folha de pagamentos e administração de benefícios — cada um funcionando de um jeito.

Logo, a defasagem tecnológica de parte desse emaranhado de sistemas veio à tona. Dos cerca de 140.000 funcionários espalhados em 2.000 lojas, quase 130.000 sofriam todos os meses com erros de pagamento no valor do salário ou na data de recebimento. Na hora das contratações, um problema semelhante: cartões de benefícios de novos funcionários, como vale-refeição e vale-transporte, não raro chegavam com atraso.

Apagar incêndio virou parte da rotina da equipe de RH. “Em meio a tantos problemas, não tínhamos mais tempo para assuntos estratégicos, como treinamento e engajamento”, afirma Antonio Salvador, vice-presidente de RH e sustentabilidade do GPA. Veja o passo a passo da mudança.

1. Ajuda de fora

O GPA decidiu contratar uma empresa especializada para centralizar num só sistema as plataformas de RH de todas as bandeiras do grupo. Atividades de natureza mais operacional, como administração da folha de pagamentos, admissões e desligamentos, benefícios e férias ficaram por conta do serviço terceirizado.

2. Gestão centralizada

A varejista criou um centro de serviços compartilhados para atender aos gestores e funcionários de todo o grupo, localizado em São Caetano do Sul, em São Paulo. Uma central de atendimento telefônico também foi inaugurada para atender às demandas dos funcionários. Cerca de 70 000 ligações são recebidas por mês.

3. Otimização

Vários processos, como a aprovação de desligamento de funcionários, antes precisavam passar pelo departamento de RH para um cálculo prévio dos custos. Agora podem ser simulados diretamente pelos gestores no novo sistema. Nele, os gestores também acessam o quadro de vagas disponíveis e podem requisitá-las com um clique.

4. Treinamento

Para lidar com o novo sistema de RH, funcionários de vários escalões precisaram ser treinados — desde os operadores de atendimento da central telefônica de RH até os gestores de áreas, responsáveis por contratações. Em treinamentos de 8 a 40 horas de duração, quase 6 000 funcionários aprenderam a usar ferramentas do novo sistema.

Resultado

Houve uma redução de 40% da equipe interna de RH do GPA e o número de admissões concluídas em até dez dias cresceu 35%. Hoje representam quase todas as admissões. A liberação de benefícios para novos funcionários ocorre em 48 horas, sendo que antes levava dez dias.