Tempo: como organizar a rotina para aumentar a produtividade?
Escrito por Alexandre Rangel, especialista em gestão de pessoas

Organizar a rotina de trabalho é uma questão, antes de tudo, de qualidade de vida. Aumentar a produtividade é uma consequência. Você recebe uma carga enorme de trabalho, não dá conta de fazer tudo durante o expediente, termina levando trabalho para casa, passa a não ter tempo para a família, os amigos reclamam da sua ausência, e sua vida sai dos trilhos. Sua vida se resume à empresa e ao trabalho.

Se você é empresário, se identifica com essa situação e deseja mudar, pode tentar aplicar este método que vou explicar e que chamo de jogo da produtividade:

Tire o baralho da caixa. Pense em todas as coisas que você tem de fazer e que estão em sua mente. Tire tudo da cabeça e escreva em uma folha de papel. Não importa se são atividades do trabalho ou tarefas pessoais que você tem de fazer, tais como entrevistar um candidato a vendedor, marcar uma consulta no oftalmologista, ir à reunião da escola do filho, reunião com o gerente de RH etc. Liste tudo.

Desembaralhe as cartas. Separe agora as que são de compromissos relativos ao trabalho e as de cunho pessoal. Faça duas listas separadas. “Trabalho” e “Pessoal”.

Divida em dois montes. Marque as tarefas que você precisa executar durante a semana e aquelas que você pode deixar para a semana seguinte.

Distribua as cartas. Planeje sua semana. Uma visão geral da semana é importante para você planejar como irá distribuir suas tarefas durante os dias. Algumas têm dias e horários já predeterminados, como uma reunião já agendada com um cliente, mas, para outras atividades, você pode definir qual o melhor dia e horário para realizá-las. Por exemplo, comprar o ingresso para a peça de teatro na sessão de domingo ou criar a pauta da reunião do departamento que será realizada no fim do mês.

Ao final desse planejamento, você verá que conseguiu distribuir grande parte das tarefas entre os dias da semana, o que já lhe dará mais segurança e tranquilidade. Pode ser que algumas atividades ainda fiquem para a semana seguinte, se você não quiser abarrotar tanto a semana atual. Aí, você as coloca no monte de tarefas para a semana seguinte. Por exemplo, tarefas importantes, mas que ainda não têm o prazo fixado: conversar com o responsável pelo estoque sobre o novo procedimento a ser implementado no segundo semestre ou agendar a revisão periódica do carro para o mês que vem.

Defina a sequência das cartas. Planeje como você vai realizar as tarefas do dia. Faça sua to do list. Observe as atividades sensíveis a horários, como reuniões já agendadas para o dia, pois você terá de cumprir esses horários.

Atribua peso às cartas. Defina agora o grau de importância de cada tarefa e comece a executá-las da mais importante para a menos importante. Começando pelas mais importantes, você terá certeza de que, se tiver de interromper a execução das tarefas, pelo menos terá trabalhado o mais crucial. Não se esqueça, ao definir as prioridades, de que algumas tarefas consomem muito pouco tempo isoladamente e podem ser agrupadas e realizadas logo no começo do dia, deixando-o despreocupado para trabalhar com tranquilidade nas demais atividades.

Estabeleça o tempo para cada rodada. O trabalho dura o tempo que você designar para ele. Se você tiver uma tarefa que demoraria uma hora para fazer, mas seu prazo é de uma manhã inteira, você provavelmente passará a manhã inteira realizando essa tarefa. Essa é a essência da Lei de Parkinson (C.N. Parkinson), um historiador que publicou um estudo em 1955 sobre produtividade no trabalho. Quando você tem pouco tempo para realizar um trabalho, tende a ser mais prático e objetivo.

Esta é a dica mais importante: planeje a execução das tarefas do dia, determine o tempo de duração de cada uma e as execute dentro desse tempo.

Ganhe o jogo. Seguindo as regras do jogo da produtividade, você com certeza chegará ao fim do dia com o sentimento de que deu conta dos seus afazeres e será mais respeitado profissionalmente. Poderá pensar no dia seguinte e na semana em curso com mais tranquilidade e chegar em casa menos estressado. Com certeza, vai aproveitar melhor a vida com a família e com os amigos.

Bom jogo!

Alexandre Rangel é sócio da Alliance Coaching.