Por quase seis anos, o negócio da paulista Essence foi produzir softwares sob encomenda. A empresa deve fechar 2011 com receitas de 50 milhões de reais e cresce em média 50% ao ano atendendo clientes como o laboratório Novartis e a incorporadora de imóveis Gafisa.

Apesar dos resultados, seus donos acreditam ter chegado o momento de repensar o modelo de negócios. “A expansão das receitas vai bem”, diz o sócio Alessandre Trintim, de 36 anos. “O problema é que, nos últimos dois anos, a rentabilidade não vem aumentando na mesma proporção.”

Trintim fundou a empresa em 2004, quando ele e os sócios Rodrigo Ricco, de 35 anos, Gabriel Rodrigues, de 31, e Ary Gatto, de 43, deixaram os empregos na fabricante de softwares SAP para abrir seu próprio negócio. Agora eles estão diante de um dilema típico de pequenas e médias empresas que crescem ao oferecer produtos e serviços personalizados como forma de evitar a competição com grandes concorrentes.

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No setor de tecnologia, no qual pode se passar meses entre a primeira proposta e o fechamento do negócio, não é simples planejar o futuro. "É difícil ganhar escala quando o trabalho tem data para acabar", diz Trintim. "Gastamos muito tempo e energia buscando novos contratos para substituir os que vão terminar."

No começo do ano passado, os sócios da Essence decidiram que a empresa deveria deixar de fornecer apenas softwares customizados para produzir também programas padronizados, capazes de atender vários clientes e proporcionar receitas recorrentes com atualizações e serviços de manutenção. 

Desde então, uma de suas grandes preocupações tem sido evitar problemas comuns nesse tipo de mudança de rota — como o de investir no desenvolvimento de softwares que depois terão um potencial de vendas limitado, acabando com as esperanças de obter ganhos em escala.

Para diminuir o risco, os sócios decidiram desenvolver programas para construtoras e incorporadoras, um tipo de cliente que eles já costumam atender. Foi assim que nasceu o primeiro software padronizado da empresa — um sistema para administrar pagamentos e recebimentos de obras em construção.

Durante o ano passado, a Essence distribuiu versões experimentais do programa às construtoras, que apontaram algumas deficiências e ajudaram a solucionar problemas.

No processo de transformação, Trintim percebeu a necessidade de mudar o discurso dos vendedores. Nas visitas aos clientes, eles estavam acostumados a apresentar como principal argumento de vendas a possibilidade de a Essence atendê-los na medida exata das necessidades deles.

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"Tivemos de treiná-los de novo para mostrar outro aspecto como nosso ponto forte", diz Trintim. "Agora, precisamos explicar que somos especialistas no mercado e que os novos softwares já têm tudo o que eles precisam."

Dois anos depois de iniciado, o processo de mudança ainda está longe de acabar. Os sócios não querem dar um passo maior do que a perna, para não correr riscos de estrangular o caixa. Num produto padronizado, é preciso investir primeiro para recuperar o dinheiro depois.

É diferente de um projeto personalizado, em que uma boa parte dos custos pode ser coberta quase que imediatamente, conforme o dinheiro da encomenda entra no caixa. "Já investimos 1,5 milhão nos novos softwares e queremos continuar com cautela", diz Trintim. A expectativa é que, em 2012, os programas padronizados sejam algo entre 5% e 10% das receitas.

Para o próximo ano, quando serão lançados sistemas para clientes do setor farmacêutico e do agronegócio, a previsão é faturar 70 milhões de reais. "Entregar produtos prontos sem abandonar os personalizados é uma tendência nesse mercado", diz Eric Santos, consultor especializado no setor de tecnologia. "Se algo der errado, fica mais fácil voltar atrás."