São Paulo - São muitas as situações em que os empreendedores podem sentir vontade de sentar e chorar diante de uma emergência difícil de resolver. Para o engenheiro Eduardo Busin, de 38 anos, um desses momentos aconteceu em 1998, pouco depois da fundação de sua empresa, a construtora Gaia, de São Paulo.

Ele acompanhava as obras de um empreendimento quando um dos operários percebeu um lençol freático que não havia sido notado nas sondagens iniciais do terreno. A água começou a subir — se nada fosse feito a tempo, o solo poderia ceder, pondo em risco a continuidade dos trabalhos.

"Foi um susto", diz Busin. "Se não agisse rapidamente, poderíamos ter um grande prejuízo." Ele viveu minutos de aflição até conseguir encontrar as anotações com os contatos de todos os órgãos e prestadores de serviços que precisava acionar para solucionar o problema.

"Nessas horas bate um desespero e a gente se confunde com coisas simples", afirma Busin. "Demorei um pouco para achar os números de telefone de que precisava, e esses instantes me pareceram uma eternidade."  

Situações como essa, que surgem de forma inesperada e exigem solução imediata — sob pena de arriscar os resultados, a vida de funcionários e clientes ou a continuidade do negócio —, são motivo de preocupação para quem comanda uma empresa de qualquer tamanho.

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Para os donos de pequenos e médios negócios, lidar com urgências é um desafio ainda maior. "Os empreendedores geralmente tomam conta de uma infinidade de tarefas do dia a dia", diz Christian Barbosa, sócio da Triad, consultoria especializada em administração de tempo e produtividade. "É complicado ter de parar as coisas para se concentrar num único problema."

Depois do incidente, Busin passou a reunir todas as informações relativas a uma obra de sua construtora num único lugar — e tirou cópias dos documentos mais importantes de cada um dos projetos para carregar com ele o tempo todo.

Agora, além de autorizações da prefeitura e outras instituições, em sua pastinha há também uma folha com telefones dos Bombeiros, da Companhia de Tecnologia e Saneamento Ambiental e de fornecedores a quem, eventualmente, precise recorrer em caso de urgência.

"Ao longo desses anos, prospectamos uma série de fornecedores que podem nos ajudar com agilidade se uma situação dessas voltar a acontecer", afirma Busin.

Em 2010, a Gaia faturou 7,4 milhões de reais, quatro vezes mais que as receitas de três anos atrás. "A demanda cresceu muito", diz Busin. Com o ritmo mais acelerado de trabalho, aumentou também o risco de que pequenos imprevistos se transformem em gran­­des problemas. "Por isso, tento comprometer a agenda com compromissos que durem no máximo 5 horas no total", diz Busin.

"É para ter algumas brechas para encaixar imprevistos que vão surgindo ao longo do dia", diz Busin. Os profissionais com poder de decisão na empresa também têm de fazer o mesmo. "Nunca se sabe quando uma urgência vai surgir", diz Busin.

"Se todos deixarem uma folga na agenda para cuidar das emergências, ninguém pode dar a desculpa de que algo não foi feito porque apareceram problemas demais no meio do caminho."

Parece óbvio afirmar que não dá para prever o inesperado. Mas não é nenhuma tolice manter a empresa preparada para que todo mundo saiba o que fazer no momento em que a emergência acontecer, mesmo que a causa seja algo tão fora de controle como uma catástrofe natural.

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No começo do ano, por exemplo, o terremoto seguido de tsunami que devastou parte do Japão interrompeu a cadeia de fornecimento de muitos negócios que dependiam de peças produzidas por fábricas japonesas. Empresas que adotavam uma política de diversificação de fornecedores puderam reagir mais rapidamente, evitando prejuízos.

É por esse motivo que negócios sujeitos a riscos elevados mantêm extensos manuais com instruções detalhadas sobre como agir numa crise. Companhias de petróleo, por exemplo, precisam treinar seu pessoal para que cada um saiba o que fazer em caso de incêndio ou vazamento de óleo.

Empresas aéreas costumam estabelecer regras recomendando até a cor do traje que seus executivos devem vestir caso tenham de comunicar a queda de um avião e a morte dos passageiros aos parentes das vítimas.

A lista de problemas que podem ser causados por fatores externos ou sobre os quais o empreendedor não tem nenhum tipo de controle é infinita. Roubo de documentos, pane nos sistemas, falta do principal insumo, falha no fornecimento de água, luz e telefone, incêndios, alagamentos e morte inesperada de um funcionário estratégico são só alguns dos exemplos mais fáceis de imaginar. 

É mesmo difícil estar preparado para todas as situações. Mas, às vezes, atitudes simples — como a lista de telefones de emergência que Busin, da construtora Gaia, mantém sempre por perto — podem diminuir os transtornos. "Há medidas muito básicas que podem ser tomadas, mas com as quais poucos empreendedores se preocupam", diz Julio Laurino, gerente da área de gestão de riscos da consultoria Deloitte.  

Empreendedores prevenidos precisam ao menos ter consciência de quais são os riscos a que seus negócios estão sujeitos. Nem sempre é o que acontece. Uma pesquisa da Deloitte mostra que a maior parte das urgências numa pequena ou média empresa está relacionada a problemas causados pela suspensão no fornecimento de energia elétrica.

"Mas poucos empreendedores têm um planejamento do que fazer nesses momentos ou sabem a quem recorrer quando falta luz", diz Laurino. "No momento de sufoco, ter um passo a passo do que fazer ajuda a evitar o caos e impede que o problema se torne ainda maior do que já é."

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O risco de não tomar nenhuma medida preventiva é perder o controle sobre o tempo gasto lidando com o inesperado — e passar a tratar com ritmo de urgência até as tarefas que podiam ter sua execução planejada. É difícil calcular quanto tempo do dia de trabalho de um empreendedor é gasto com tarefas emergenciais.

Mas dá para estimar um limite. “Se um empreendedor passa mais de 25% do tempo tentando resolver coisas que surgem na última hora, algo deve estar errado na condução dos negócios”, afirma Christian Barbosa, da Triad.  

Às vezes manter a calma é o melhor que um empreendedor pode fazer — do contrário, o risco é desperdiçar numa caçada aos culpados a energia que deveria ser usada para solucionar a crise.

"Ter serenidade é o primeiro passo para quem precisa resolver urgências", diz Laurino, da Deloitte. "É algo óbvio, mas fundamental para evitar que uma situação crítica, porém isolada, se transforme numa grande crise." 

O engenheiro paulista Célio Antunes, de 48 anos, já viveu experiências assim na Impacta, empresa paulista especializada em treinamento e cursos de certificação para profissionais nas áreas de design e tecnologia, com faturamento de 40 milhões de reais em 2010.

"São tantos os desafios do dia a dia que, quando surge um problema realmente urgente, penso que não vou dar conta da situação", diz Antunes. Um desses momentos aconteceu às vésperas de uma grande feira de informática. Antunes estava na correria, monitorando a montagem do estande, a lista de convidados e o treinamento dos vendedores. 

Foi quando um dos funcionários chegou com uma péssima notícia: mais de 300 000 panfletos, que seriam distribuídos aos clientes, haviam sido recolhidos pelo caminhão de lixo. Era domingo à noite e o evento aconteceria segunda pela manhã.

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"Havíamos deixado o material na garagem do prédio e alguém achou que era papel para reciclagem", diz Antunes. "Eu tinha gasto mais de 50 000 reais para imprimir todos aqueles panfletos e quase tive um treco." 

Depois de conversar com os funcionários responsáveis pela limpeza, Antunes descobriu que os caminhões de lixo costumavam descarregar papéis em fábricas de reciclagem ao longo da Via Dutra, rodovia que liga São Paulo ao Rio de Janeiro.

"Peguei meu carro e segui pela estrada, madrugada adentro, parando em todos os lugares que se pareciam com um depósito de lixo", diz Antunes. Na terceira tentativa, ele encontrou os folhetos. "Os pacotes estavam prontos para ser triturados", diz. "Coloquei tudo no carro e segui direto para a feira."

Desde então, Antunes se transformou num empreendedor bem mais precavido. Entre outras medidas tomadas para deixar a empresa preparada para lidar com fatalidades, ele criou 15 comitês de funcionários. Cada comitê é responsável por documentar todo o processo de trabalho em cada uma das áreas da Impacta.

O objetivo é pôr a salvo informações estratégicas da empresa. “Assim, caso aconteça algo com o responsável, nenhum projeto fica parado”, diz Antunes. “Não quero passar por um sufoco como aquele nunca mais na minha vida.”