Há muitas dúvidas que podem surgir quando um empreendedor deseja promover um evento com clientes, revendedores ou fornecedores. O risco de uma escolha equivocada é enorme.

"Um cardápio ruim, recepcionistas despreparadas ou um clima de marasmo dão a impressão de que a empresa é descuidada em tudo o que faz”, diz Marcelo Calado, coordenador do curso de organização de eventos corporativos do Senac. Veja a seguir recomendações de especialistas e empreendedores experientes no assunto.

A data

Quem organiza um evento precisa prestar atenção na concorrência da data desejada. Marcar o lançamento de um produto ou uma reunião com fornecedores no mesmo dia em que estiver programado outro acontecimento importante para os convidados — seja uma feira a que quase todo mundo vai, seja a final do campeonato de futebol, por exemplo — pode ser um desastre.

---

Por outro lado, é uma boa estratégia marcar o evento para o dia anterior ou o seguinte a um grande evento como forma de atrair público. É o que faz a fabricante de equipamentos médico-odontológicos Gnatus, de Ribeirão Preto, no interior de São Paulo. Todos os anos, a empresa promove um jantar com revendedores do mundo todo.

Para garantir presença maciça, a Gnatus agenda a festa próxima aos dias em que acontece no Brasil um congresso de odontologia. "De outra forma, dificilmente nossos revendedores viriam", afirma Gilberto Nomelini, presidente da empresa. "É uma ótima estratégia aproveitar um evento grande, de massa, para levar o público a uma comemoração menor", diz Calado.

O local

Para escolher um local de tamanho adequado, o espaço disponível para o evento deve ser de pelo menos um convidado por metro quadrado. Se a reunião for técnica e houver espaço, realizá-lo no próprio escritório pode representar uma economia de 30% nos gastos.

"Para uma comemoração, é interessante sair de ambientes muito engessados, como restaurantes e centros de eventos", afirma Silvia Fairbanks, especialista na organização de eventos corporativos.

Os convites

Deixar claro se o convite é individual ou com acompanhante ajuda a evitar surpresas — como receber mais gente do que o espaço pode comportar. Em muitos casos, no entanto, o problema é garantir que o evento não seja um fracasso de público.

---

Rodrigo Del Claro, diretor de relacionamento e marketing da Crivo, empresa paulistana de análise de crédito, sofreu uma decepção numa festa em que apareceu metade dos 300 clientes que haviam confirmado presença.

Desde então, passou a ligar para os convidados perto da data do evento. "Resolvi o problema", diz Del Claro. "Hoje, em média, só 10% das pessoas faltam."

O cardápio

Ao decidir o que servir num coquetel ou jantar, é preciso considerar o horário e as características do encontro. Pratos simples, como saladas e massas, trazem menos riscos. Bebidas alcoólicas são bem-vindas, desde que o evento não seja técnico ou pela manhã.

Nelcindo Nascimento, sócio da rede de lavanderias 5àSec, resolveu inovar no cardápio em uma convenção promovida em São Paulo, em 2008. Escolheu pato assado, mesmo sabendo que o prato teria de ser servido logo após o término do preparo para não ficar ruim.

Mas a palestra que antecedeu o jantar demorou mais que o previsto. "Foi um desastre", diz Nascimento. "A comida estava tão ruim que até hoje os franqueados lembram da ocasião como a Convenção do Pato."

As atrações

Apresentações artísticas ou culturais podem ajudar a atrair mais público para um evento.  "O ideal é que as apresentações não sejam muito longas, para não aborrecer os convidados", diz Silvia Fairbanks.

---

Em eventos técnicos, como os que servem para apresentar um produto aos representantes, essas atrações são dispensáveis. Apresentações mais extravagantes podem funcionar em ocasiões especiais.

Ao completar 30 anos, em 2006, a Gnatus promoveu um jantar. Como metade dos convidados era de estrangeiros, a empresa contratou um show com a bateria de uma escola de samba.

Os bastidores

É primordial que os equipamentos sejam testados pelo menos duas vezes, a última delas com no máximo 5 horas de antecedência. Durante o evento, uma equipe deve monitorar o espaço.

"Meus funcionários verificam se os banheiros estão limpos, se o intervalo entre os pratos está adequado, se a comida está boa", afirma Andréia Konz, dona da gaúcha Domplast, que fabrica produtos de plástico, como escovas, pentes e frascos para a área de beleza.