São Paulo - Nos últimos meses, uma ameaça passou a rondar os negócios das pequenas e médias empresas. A inflação, que vinha subindo desde julho do ano passado, acelerou. Para contê-la, o Banco Central vem aumentando a taxa básica de juro, agora em 8,5% ao ano. Em 2010, pouco mais de 40% das famílias brasileiras tinham dívidas.

Agora, a estimativa é que, em 2014, mais de 50% delas estarão endividadas. A atividade econômica está esfriando. O significado de tudo isso: vai ficar mais difícil aumentar as receitas, sustentar a rentabilidade e preservar o caixa. Como agir? Para os empreendedores, é o momento de refazer os planos para o segundo semestre de 2013.

"Os custos estão sendo pressionados para cima e há pouco espaço para repassar os aumentos, porque os clientes estão mais endividados", diz Álvaro Guzella, sócio-diretor da consultoria Falconi. "A prioridade neste momento deve ser fortalecer o caixa e proteger o máximo possível as margens do negócio."

Nas próximas páginas, veja algumas práticas que podem ser executadas agora — como um plano de emergência — em cinco áreas fundamentais para a saúde financeira de sua empresa.

1 Caixa

O grande risco é chegar a dezembro com a liquidez comprometida.

É hora de enxugar estoques para poder liberar capital de giro no ano passado, muitos empreendedores correram para renegociar seus empréstimos com os bancos, quando os juros atingiram um dos patamares mais baixos da história. Agora, os juros voltaram a subir.

No início de julho, a taxa básica passou de 7,25% para 8,5% ao ano. Assim, o Brasil se tornou o segundo país com o juro real mais alto do mundo, só perdendo para a China, de acordo com um ranking da consultoria MoneYou.

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O que fazer agora

Enxugar o estoque

Verifique qual é a taxa de giro do estoque. O giro é o número de vezes que a empresa vende mercadorias correspondentes a todo o seu estoque em determinado período (normalmente um ano). O próximo passo deve ser aumentar o giro.

"Para isso, o empreen­dedor pode dar prioridade de reposição aos 30% de itens mais vendidos e diminuir a compra do restante ou mesmo deixar de trabalhar com aqueles que giram abaixo da média", diz Maurício Galhardo, diretor da consultoria de gestão Praxis Education.

Livrar-se de parte do estoque traz uma injeção de dinheiro que pode ser usado para outros investimentos ou para pagar dívidas no curto prazo. "O estoque representa recursos parados, que ficam esperando para se transformar em receitas", diz Galhardo. A armazenagem também gera custos nem sempre considerados.

Quanto maior o estoque, maior é a necessidade de espaço, manutenção, manuseio e pessoas. O risco de quebras e avarias e de desvalorização de produtos perecíveis também é alto.

"Os estoques costumam absorver de 20% a 40% dos custos de um negócio", diz Galhardo. "Qualquer medida que ajude a acelerar o tempo em que as mercadorias chegam à empresa e são vendidas ao cliente pode se revelar especialmente rentável durante os próximos meses."

Medir a inadimplência

Fique muito atento aos índices de inadimplência da clientela. "A população está mais endividada, e o crédito deve ficar mais restrito", diz Carlos Henrique Almeida, economista da empresa de análises financeiras Serasa. "Uma consequência é o aumento da ina­dimplência, que deverá começar entre o fim de 2013 e o início de 2014."

O nível de inadimplência não pode sair do controle para que a empresa mantenha em dia sua capacidade de pagamento sem recorrer a linhas de crédito desfavoráveis. Em períodos assim, algumas empresas chegam a dividir grandes pedidos em dois, o que permite cancelar a segunda entrega caso haja problemas no pagamento da primeira.

Sentar para negociar quanto antes com clientes que apresentam os primeiros sintomas de problemas também ajuda a se precaver de um calote. "As empresas com os melhores resultados com a recuperação de crédito são aquelas que entram em contato com o cliente regularmente, e não apenas quando ele deixa de pagar", afirma Almeida.

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 Um levantamento feito pela Serasa em 2011 mostra que, quanto maior o atraso, mais distante fica a possibilidade de ver um inadimplente quitar a dívida.

A chance de receber uma fatura atrasada é de 60% nos primeiros 30 dias — e vai caindo ao longo do tempo. A esperança é que apenas 30% das contas com mais de dois anos de atraso sejam pagas algum dia. As contas a receber em atraso embutem outros custos, pois demandam telefonemas, envio de cartas, abertura de protestos e deslocamento de funcionários para negociações.

O que fazer depois

Em alguns casos, o empreendedor pode ser obrigado a tomar medidas impopulares em nome de um caixa mais saudável. Algumas delas são reduzir o número máximo de parcelas que os clientes podem escolher para pagar suas compras e aumentar os prazos de entrega — quando isso for possível.

"É comum encontrar pequenas e médias empresas oferecendo condições iguais às de suas grandes concorrentes, mesmo sem ter o mesmo fôlego financeiro", afirma Galhardo, da Praxis Education. "Isso obriga o empreendedor a pedir empréstimos bancários para recompor o capital de giro, o que só ajuda a piorar cada vez mais o problema."

2 Custos

Onde estão as partes do negócio em que é possível obter reduções de custos imediatas — e sem submeter sua empresa à inanição 

Sempre que os ventos da economia estão soprando a favor e as receitas não param de aumentar em ritmo acelerado, é comum o empreendedor se concentrar em vender mais e deixar os custos em segundo plano.

"O desperdício é compensado pela expansão da receita", diz Fernando Macedo, presidente da ERA Brasil, consultoria inglesa especializada em redução de custos. Não é o que parece estar para acontecer. É preciso cortar custos (sim, é hora de fazer isso de novo) — mas sem sacrificar a competitividade para poder crescer no mercado. 

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O que fazer agora

Blitz nos contratos

Passe um pente-fino nos contratos de serviços secundários — aqueles para os quais você talvez esteja fazendo vista grossa. É o caso, por exemplo, das contas de telefone, transporte, energia elétrica e material de escritório. O objetivo é conferir se o que está sendo cobrado é de fato o que foi entregue e se os recursos estão sendo corretamente utilizados.

 É praticamente certo que serão encontrados dois tipos de disparidade — cobrança e uso indevidos. "Frequentemente detectamos fornecedores que cobram por algo que não foi  entregue", diz Macedo.

"É o caso de uma empresa contratada para fazer a limpeza que não desconta da fatura o valor de um dia em que o funcionário dela faltou." Dentro da empresa, é comum alguns empregados usarem abusivamente certos recursos. Exemplo: o funcionário usa o táxi para fazer um serviço da empresa e aproveita para passar no supermercado.

Em geral, ele não acha que está fazendo algo tão errado — e encara o uso do táxi como uma espécie de benefício adquirido. "Há desperdícios que ocorrem simplesmente porque ninguém está encarregado de fazer o controle", diz Macedo. "Se não houver controles, essa é a hora de começar a controlar."

Buscar alternativas

Faça uma procura no mercado por outros fornecedores que possam substituir os atuais a um preço menor, sem perder qualidade ou dar dor de cabeça. "É comum os preços de serviços de fornecedores habituais serem reajustados periodicamente de forma automática, sem negociação nenhuma", diz Álvaro Guzella, da consultoria Falconi. "Quem não revê as condições com frequência pode acabar pagando mais caro."

De acordo com um estudo da ERA com base no histórico de atendimentos da consultoria no Brasil, trocar de fornecedor costuma abater 20% dos custos envolvidos, em média. Os maiores índices de economia vêm de serviços de telecomunicações (28%), impressão de documentos (23%), limpeza (21%), embalagens (20%), seguros (19%), viagens (19%), fretes (19%) e alimentação (17%).

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 Muitas vezes, a empresa está usando tecnologias defasadas (e mais caras) simplesmente porque ninguém tomou a iniciativa de mudar. Alguns exemplos de trocas inteligentes são as linhas tradicionais por VoIP e servidores por softwares na nuvem. Outra providência é instalar sistemas que apagam luzes sem uso e economizam água.

Nessas horas, é comum descobrir que a empresa está pagando por tecnologias de que não tem necessidade. Uma das principais causas do desperdício com impressões, por exemplo, é a escolha de máquinas que fazem cópias a laser ou em cores em departamentos que não precisam de nada disso.

O que fazer depois

Diante de tantas variáveis que têm reflexo direto nos resultados, alguns custos costumam ficar em último plano ou são ignorados.

"Dependendo do perfil da empresa, são itens que não vão resolver nenhum grande problema de caixa, mas são fáceis de lidar e, quando somados, ajudam a economizar", afirma Macedo. "Já atendi um pequeno escritório que trocou uma cafeteira sofisticada, cujos sachês custavam 500 reais por mês, por outra mais simples, e o gasto mensal diminuiu 25%."

Macedo diz que o material de limpeza adquirido em supermercados passou a ser comprado a granel e as despesas com energia elétrica foram reduzidas depois de abrir as janelas para aproveitar melhor a luz natural.

3 Compras

Negocie — já — prazos e descontos com os fornecedores para diminuir a pressão nos custos com aquisição de matérias-primas e serviços  

Três em cada dez empreendedores brasileiros consideram que o principal desafio para seus negócios é lidar com os altos custos das matérias-primas, segundo uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria divulgada em abril.

Na negociação dos insumos existe uma oportunidade para equilibrar o fluxo de caixa e melhorar a rentabilidade da empresa. Para isso, é preciso ter argumentos para convencer os fornecedores a conceder melhores condições.

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O que fazer agora

Pedir mais prazos

Deve-se pedir aos fornecedores prazos mais longos para pagar as contas. Grandes empresas costumam aceitar mais facilmente esse tipo de proposta se o comprador se comprometer a aumentar o volume de pedidos. Em alguns casos, os fornecedores também se dispõem a conceder melhores condições em troca de uma promessa de exclusividade nas compras.

Essa é uma regra básica das negociações — quem tem algo bom para oferecer em troca do que se pede costuma se sair melhor. Donos de empresas emergentes podem apresentar suas projeções de expansão para demonstrar sua capacidade de fazer compras cada vez maiores ao longo do tempo.

"Empresas que comprovem ter capacidade de pagamento e mostrem perspectivas de crescer num ritmo superior ao do mercado têm mais chance de fechar uma negociação com bons resultados", diz Márcio Iavelberg, sócio da consultoria Blue Numbers, especializada em finanças de pequenas e médias empresas.

 Grandes fornecedores geralmente dispõem de linhas de crédito mais baratas. Por isso, ampliar os prazos de pagamento dos clientes não chega a causar um problema de caixa para eles. "As empresas maiores preferem melhorar as condições para seus bons clientes a correr o risco de perdê-los", afirma Iavelberg.

Negociar descontos

Propostas para alongar os prazos de pagamento dificilmente seduzem pequenos fornecedores — geralmente, eles têm seus próprios problemas de fluxo de caixa para resolver, e adiar o recebimento não costuma estar entre as melhores alternativas. Nesses casos, a melhor proposta é pedir descontos em troca do pagamento à vista.

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"Nesse tipo de negociação, já vi empreendedores conseguir abatimentos de até 20% sobre o preço normal", afirma Artur Lopes, da consultoria Artur Lopes e Associados. "Dependendo da taxa de juro nas linhas de crédito disponíveis, compensa tomar um empréstimo para fazer compras e pagar o fornecedor à vista.'

 É normal que pequenos e médios fornecedores passem por apertos no caixa em momentos como agora, em que a taxa de juro aumenta e as perspectivas são de crescimento mais lento — nessa situação, eles geralmente preferem abrir mão da rentabilidade para cobrir buracos nas finanças.

"Empresas com dinheiro no caixa e crédito disponível conseguem aproveitar a vantagem para adquirir insumos a preços mais baixos de quem está precisando de recursos", diz Lopes. É recomendável não exagerar na pressão — não interessa para uma empresa sufocar um fornecedor que pode ser importante no futuro.

O que fazer depois

No médio prazo, é importante desenvolver uma lista de fornecedores alternativos para não deixar o negócio tornar-se muito dependente de um número limitado de empresas. "Quando não tem opções para escolher de quem comprar, a empresa fica vulnerável", diz Lopes.

Mesmo que a relação com os principais parceiros seja boa, é recomendável ter um plano B para saber de quem encomendar insumos caso alguém se torne inflexível nas negociações. Uma forma de selecionar fornecedores é fazer pequenas compras para testar a qualidade dos produtos e a pontualidade na entrega.

Outra medida é estreitar o relacionamento com os concorrentes — é possível propor a eles fazer compras em conjunto com o objetivo de melhorar as condições de negociação.

4 Vendas

Se a economia esfriar e o orçamento dos clientes apertar, como atrair receitas? Fixe novas metas e mude a forma de remunerar a equipe comercial  

O consumo das famílias brasileiras deverá crescer 2,5% neste ano em relação ao ano passado, segundo a consultoria Tendências. Em comparação com anos anteriores, é pouco. Em 2010, elas gastaram 6,9% mais do que em 2009. Além disso, o número de famílias endividadas vem aumentando. 

O que fazer agora

Criar novos incentivos

Estabeleça metas de vendas que privilegiem os produtos e os serviços mais lucrativos e aqueles que você quer tirar logo do estoque. "É comum que as metas dos vendedores sejam atreladas apenas ao valor total das vendas, independentemente do tipo de produto", diz Maurício Carvalho, diretor da Condere, consultoria de planejamento e gestão.

"Uma vez definidas as novas metas, é preciso oferecer bônus e comissões em linha com os novos objetivos." Para dar certo, é fundamental que seja uma lógica fácil de entender.

"Os vendedores podem ter como meta, por exemplo, obter um preço médio de 40 reais por item vendido. Se o preço médio dos itens que mais saem é 30 reais, o método incentiva os vendedores a se esforçar para fechar um número maior de negócios com os produtos de menor saída", diz Carvalho.

Monitore o nível de estoque periodicamente para mudar a política de comissões novamente, se for necessário. Pode ficar decidido que, se 40% da quantidade de determinada peça ficar por mais de 30 dias na loja, alguma promoção será criada. "Baixe o preço e ofereça o produto encalhado em combinação com itens que não estejam em oferta", diz Carvalho. 

 Pessoas que são remuneradas de acordo com metas mudarão suas práticas se as metas mudarem — e se, com elas, vier uma forma de remuneração coerente. Se não der certo, o risco é baixo. "Os bônus só são pagos quando as vendas são concretizadas", afirma Carvalho. 

Personalizar as ofertas

Monte uma base de dados que permita cruzar informações de venda com o perfil dos clientes. Com isso, desenvolva ofertas específicas para potenciais consumidores com base em seu histórico de relacionamento com a empresa. Tente envolver os fornecedores.

"Uma operadora de viagens pode fazer parcerias com companhias aéreas e hotéis para oferecer pacotes mais interessantes", diz Iavelberg, consultor da Blue Numbers. "Pode ser um segundo passageiro grátis para casais de namorados ou passagem grátis para crianças que acompanham os pais."

 Vender mais aos mesmos clientes é uma das possibilidades mais rentáveis de levar uma empresa ao crescimento "Os esforços para abrir caminho até eles já estão feitos", diz Iavelberg.

Estudos revelam que os e-mails-marketing disparados com dados sobre produtos pelos quais o cliente já demonstrou interesse em compras anteriores são mais eficientes — eles  resultam, em média, em quatro vezes mais vendas do que os anúncios genéricos.

O que fazer depois

Faça um levantamento de quais clientes geram 80% do faturamento. Uma pesquisa por e-mail com eles pode ajudar a descobrir o que cada um poderia comprar caso lhe fosse feita uma oferta interessante. Em seguida, escolha dez pessoas entre esses clientes para fazer parte de um grupo de consumidores fiéis, que podem se reunir periodicamente para um bate-papo com representantes da empresa.

"Anote críticas e sugestões", diz Iavelberg. Se seus clientes são médias e grandes empresas, reserve de um a dois dias por semana para almoçar com os executivos com poder de decisão. Essas prospecções servem para entender melhor suas necessidades.

Se sua empresa oferecer produtos e serviços de que o cliente realmente precisa, é provável que dê para cobrar preços até mais altos do que os da concorrência — e, mesmo assim, ser vantajoso para quem compra. "Conheço um fabricante de hambúrguer que passou a enviar um relatório mensal para as redes de restaurantes que atendia depois que o dono ouviu um cliente explicar seus problemas com estoques", afirma Iavelberg.

O documento detalha as compras de cada filial por tipo de carne e data do pedido. No final do mês, os executivos da matriz podem comparar os resultados das lojas para saber se as filiais estão comprando hambúrgueres de mais ou hambúrgueres de menos.

5 Pessoas

Não é prudente perder bons funcionários agora — eles farão falta se o mercado reagir. A hora é de treiná-los para que sejam mais produtivos

Nos últimos anos, os custos da mão de obra subiram mais do que a produtividade dos trabalhadores. Em outras palavras, as empresas passaram a gastar mais com seu pessoal, mas a rentabilidade não cresceu na mesma proporção.

"A baixa produtividade compromete as margens de lucro”, diz Maurício Galhardo, da Praxis Education. “A situação pode piorar num momento como agora, em que a inflação tende a criar pressões para aumentar os salários." 

O que fazer agora

Treinar o pessoal

Nos próximos meses, os empreendedores podem promover cursos de curta duração para tornar os empregados mais produtivos. Pode-se, por exemplo, ensinar novas técnicas de vendas ao pessoal da área comercial, dar palestras de atualização para técnicos de TI e capacitar os operários para que executem múltiplas tarefas numa mesma linha de montagem.

Não é um bom momento para perder bons profissionais, nos quais a empresa investiu nos últimos anos e que acumulam experiência. Se eles forem embora, farão falta na hora que o mercado reagir — e a empresa pode ser obrigada a recomeçar todo o trabalho de preparar uma nova equipe.

 Manter o pessoal bem treinado melhora as chances de a empresa conseguir manter a rentabilidade em alta. "Funcionários bem preparados provocam menos desperdícios e ajudam a melhorar os índices de qualidade", afirma Galhardo. "A empresa também pode atender eventuais aumentos de demanda sem ter de contratar mais gente."

Na média, a produtividade no Brasil já não é lá grande coisa — de acordo com dados da Organização Internacional do Trabalho, a riqueza gerada por um brasileiro gira em torno de 22.000 dólares por ano, pouco mais de um quinto dos 100.000 dólares anuais produzidos por um trabalhador americano. 

Negociar acordos 

A empresa pode negociar com os funcionários a criação de um banco de horas para o caso de ser necessário diminuir a produção. O sistema permite reduzir a jornada de trabalho durante determinado período — as horas não trabalhadas agora são compensadas em outro momento, quando a produção tiver de ser retomada, sem pagar horas extras.

Outra possibilidade é conceder férias coletivas. Em ambos os casos, o sindicato dos trabalhadores deve concordar com as negociações. Em situações mais extremas, é possível negociar com os sindicatos a suspensão dos contratos de trabalho dos empregados.

"Nesse tipo de acordo, é possível diminuir as horas de trabalho e os salários dos empregados por determinado período", diz Márcio Iavelberg, da Blue Numbers. "A empresa precisa se comprometer a manter os benefícios, como planos de saúde e de previdência."   

Acordos para criar banco de horas, conceder férias coletivas ou suspender os contratos de trabalho ajudam a evitar demissões e o desembolso de dinheiro do caixa para pagar verbas trabalhistas. Ao diminuir a jornada de trabalho, a empresa também economiza despesas de manutenção, como energia elétrica, água, alimentação e transporte.

O que fazer depois

Em algumas situações, as demissões podem ser inevitáveis — e é prudente se preparar para isso. Os especialistas recomendam que se façam projeções sobre os custos trabalhistas que a empresa teria caso tivesse de dispensar parte dos funcionários — e comparar essa cota com a estimativa de gastos com os quais teria de arcar para contratar e treinar novos funcionários no futuro.

"Esse tipo de avaliação ajuda o empreendedor a determinar quando é a hora de tomar uma medida mais radical", diz Iavelberg.