São Paulo - As micro e pequenas empresas representam 99% dos empreendimentos no país e criam a maioria dos empregos com carteira assinada no setor privado. Para esses empreendimentos, o próximo mês marca o início de uma nova obrigação legislativa: o e-Social, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. E quem não cumprir a ordem pode receber multas de até 233 mil reais.

O e-Social terá diversas fases de adequação, que vão desde agora até janeiro de 2019. Precisam participar do programa todas as empresas brasileiras que tenham empregados, incluindo quem se registrou como autônomo ou microempreendedor individual (MEI).

Confira o que é o e-Social - e quais passos seguir para se adequar e evitar multas:

O que é o e-Social?

O programa do Governo Federal prevê que as empresas de todos os faturamentos com funcionários prestem informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias em um único sistema - chamado e-Social.

As médias e grandes empresas que faturam acima de 78 milhões de reais foi ano já foram incluídas em janeiro deste ano. Agora, é a vez de empreendedores que faturam menos do que isso e possuam ao menos um empregado.

Com o programa, mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores estarão conectados ao Governo Federal e a órgãos como o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal. Foram unificadas 15 obrigações espalhadas por sites e órgãos públicos, desde o livro de registro de empregados e a comunicação de acidentes de trabalho até a guia de recolhimento do FGTS e a declaração do imposto de renda retido na fonte.

No futuro, a ideia é que mesmo produtores rurais e MEIs sem funcionários tenham de se juntar ao sistema, segundo Vinicius Sousa, presidente da empresa de certificação digital Soluti.

“A ideia é centralizar todas essas informações que o empregador presta ao governo - ou nem mesmo presta. Acredito que dará mais transparência à empresa e aos empregados, com históricos de toda a relação trabalhista. Em um primeiro momento pode haver resistência, mas a novidade vem para melhorar o ambiente de negócios do país.”

Um ponto importante é a necessidade de um certificado digital para acessar o e-Social - espécie de assinatura virtual com validade jurídica, que garante a identidade de quem está logando no sistema. É preciso ir presencialmente a alguma entidade certificadora com as documentações da sua empresa.

“Cerca de 8 milhões de contribuintes precisarão fazer essa adequação para o e-Social”, afirma o criador da Soluti, que já espera uma demanda 5 vezes maior até o final deste mês.

Cronograma de faseamento do e-Social

A primeira etapa, que deve ser feita até o dia primeiro de julho, é a de cadastro das informações essenciais do empregador, como seu registro de abertura. Em setembro, as empresas serão obrigadas a enviar informações dos empregados atuais, como admissões, afastamentos e desligamentos. Em novembro, precisarão enviar as folhas de pagamento.

Em janeiro de 2019, as empresas precisarão substituir o Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) pelo e-Social, repassando as informações presentes no site anterior. Por fim, no mesmo mês também deverão enviar dados de saúde e segurança dos trabalhadores.

E se eu perder o prazo do e-Social?

As multas continuam as mesmas que as empresas tinham ao não cumprir obrigações específicas, com ou sem o e-Social - mas vale a pena relembrar as mais graves.

Dhyego Pontes, consultor trabalhista e previdenciário da consultoria Grounds, ressalta que o e-Social traz novos prazos para as obrigações - e, portanto, quem seguir os esquemas antigos pode ser multado sem nem saber o porquê.

Atualmente, o contrato de funcionários admitidos por uma empresa deve ser enviado até o dia 7 do mês seguinte à contratação, via Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Agora, as informações devem ser enviadas até o último dia antes do trabalhador iniciar as atividades na empresa. Quem anotar de forma indevida o registro do emprego, seja em contrato individual ou pela carteira de trabalho (CTPS), receberá uma multa de 402,53 reais (dobrada com reincidência), de acordo com Pontes. Para 13º salário e férias não registradas, a multa é de 170,26 reais por empregado e dobrada na reincidência.

Já os exames médicos, com exceção dos admissionais, devem ser registrados até o dia 7 do mês posterior ao exame. Para multas relativas à medicina do trabalho, o valor pode ir de 402,35 reais até 4.025,33 reais.

A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser entregue, mesmo sem afastamento do trabalhador, até o primeiro dia útil posterior a data do acidente. No caso de segurança do trabalho, as multas seguem limites mínimos e máximos do salário de contribuição. A multa para quem não entrega informações de afastamento do trabalho pode chegar a 233.130,50 reais, assim como infrações relativas a pessoas com deficiência (PCD).