São Paulo - As micro e pequenas empresas representam 99% dos empreendimentos no país e criam a maioria dos empregos com carteira assinada no setor privado. Para os mais de 14 milhões de empreendimentos participantes do sistema tributário Simples Nacional, este janeiro marca o início de uma nova obrigação legislativa: o e-Social, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Quem deve aderir ao eSocial

O programa do Governo Federal prevê que as empresas de todos os faturamentos com funcionários prestem informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias em um único sistema – chamado eSocial. Se dois sócios tiverem pró-labore registrado, por exemplo, a obrigação de cadastro já vale.

As médias e grandes empresas que faturam acima de 78 milhões de reais por ano foram incluídas primeiro no eSocial. A segunda fase de empresas, as que faturam abaixo do valor mencionado, devem mandar até 10 de janeiro suas folhas de pagamento, última etapa do processo. A terceira fase de empresas começará seu cadastro também neste mês. Essa etapa compreende os empreendedores vinculados ao Simples Nacional, incluindo MEIs; os produtores rurais registrados como pessoa física; e as organizações sem fins lucrativos (ONGs). Ainda falta a quarta e última fase de empresas, que inclui entes públicos e organizações internacionais e deve começar apenas em janeiro de 2020.

Com o programa, mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores estarão conectados ao Governo Federal e a órgãos como o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal. Foram unificadas 15 obrigações espalhadas por sites e órgãos públicos, desde o livro de registro de empregados e a comunicação de acidentes de trabalho até a guia de recolhimento do FGTS e a declaração do imposto de renda retido na fonte.

“A ideia é centralizar todas essas informações que o empregador presta ao governo – ou nem mesmo presta. Acredito que dará mais transparência à empresa e aos empregados, com históricos de toda a relação trabalhista. Em um primeiro momento pode haver resistência, mas a novidade vem para melhorar o ambiente de negócios do país”, afirmou anteriormente a EXAME Vinicius Sousa, presidente da empresa de certificação digital Soluti.

Calendário do eSocial para optantes do Simples

De agora até 9 de abril, a terceira fase de empresas que serão integradas ao eSocial deve enviar informações essenciais do empregador. Elas incluem o registro de abertura da empresa (e de filiais, se necessário); números de registro dos funcionários, junto de informações como cargos e horários; e processos judiciais que envolvam pedido de isenção de tributos por parte do funcionário ou da empresa.

Com isso, o governo pode começar a investigar se o pagamento de obrigações está adequado, afirma Leandro Souza, especialista em e-social do grupo de sistemas de gestão empresarial Sankhya. Os empreendedor devem preparar todo o cadastro para o envio, incluindo a busca e conferência das informações mencionadas acima.

A partir de 10 de abril, começa a obrigatoriedade de apresentar informações dos empregados atuais, como admissões, afastamentos e desligamentos. O prazo para o envio dos dados vai até 9 de julho. Por fim, os negócios deverão cadastrar todas as folhas de pagamento e dados de saúde e segurança dos trabalhadores.

Como acessar o eSocial?

Os MEIs que participam do Simples poderão prestar suas informações ao eSocial por meio de uma ferramenta online, chamada eSocial Web Simplificado MEI. O recurso realiza cálculos automáticos de integração de eventos como férias e desligamentos às folhas do empreendedor, facilitando a administração do empreendedor em admissões e geração de guias de recolhimento.

Segundo Souza, é a solução ideal para operações menores, com poucos documentos a serem cadastrados. Negócios maiores devem utilizar o programa do eSocial, que deve ser baixado e integrado aos sistemas já existentes. O especialista recomenda aproveitar o prazo para testes do sistema, antecipando possíveis problemas de cadastro e de sistema.

Para quem for utilizar o software baixável, há a necessidade de um certificado digital – espécie de assinatura virtual com validade jurídica, que garante a identidade de quem está logando no sistema. É preciso ir presencialmente a alguma entidade certificadora com as documentações da sua empresa. Se você já possui um certificado digital, verifique o tipo e se ele está dentro do prazo de validade. Certificados do tipo A3 (token ou smart card) são inviáveis para a transmissão de informações de mais volume, como é o caso do eSocial.