São Paulo - É muito comum que os funcionários passem mais tempo no trabalho do que em qualquer outro lugar. Nada mais justo, portanto, do que oferecer a eles um ambiente inspirador e dinâmico. Nos últimos anos, aprofundou-se a tendência de derrubar portas, paredes, divisórias e quaisquer outros obstáculos à livre circulação de ideias num escritório.

Os antigos espaços compartimentados estão dando lugar a salões enormes, abertos e transparentes, que são capazes de abrigar dezenas de profissionais e onde a hierarquia deixou de se confundir com a geografia. Um estagiário pode dividir a mesa com os donos da empresa, por exemplo, sem a menor cerimônia. Todos se veem e compartilham espaços e equipamentos.

O resultado, dizem os adeptos, costuma ser uma relação de trabalho mais integrada e produtiva. “Os escritórios estão mudando porque as exigências mudaram”, afirma Pedro Waengertner, fundador da aceleradora paulistana Aceleratech. “Há uma crescente indistinção entre a casa e o trabalho devido à mobilidade concedida pelas novas tecnologias.

O conforto e uma sensação geral de aconchego são essenciais para as pessoas que trabalham desse novo modo.” No Vilaj, espaço de coworking de Florianópolis, o escritório colaborativo virou um atrativo extra para empreendedores e potenciais empregados. “Quando eles chegam para conhecer nosso ambiente, falam que é um lugar descontraído e no qual querem trabalhar”, diz Igor Chede Collaço, sócio do Vilaj.

Uma pequena ou média empresa pode fazer pequenos investimentos de tempo e dinheiro para tornar seus espaços mais modernos. Exame PME conversou com gestores de aceleradoras e espaços de coworking, além de empreendedores de startups, para entender como eles organizam seus escritórios. A seguir, elencamos algumas ideias.

1 Mobília portátil

Para criar um espaço flexível, é importante ter mesas e cadeiras intercambiáveis, próprias para ser carregadas para lá e para cá. Há três tipos de mesa como essas que podem ser encontrados em lojas de móveis e decoração — com tampo e suportes dobráveis (para liberar espaço quando necessário), com rodinhas (chamadas de “mesas com rodízios”) e modelos triangulares adaptados para empilhar (que pesam menos de 10 quilos).

No Nós Coworking, espaço de trabalho compartilhado de Porto Alegre, a disposição das mesas pode mudar a qualquer momento. “Na hora de fazer uma reunião, colocamos três ou quatro delas juntas”, diz Walker Massa, sócio do Nós Coworking. “Quem precisa discutir um assunto rápido e não faz questão de privacidade não precisa esperar por um horário na sala de reuniões.”

Quando o Nós Coworking se organiza para receber uma palestra, as mesas são dispostas em forma de auditório. Se há um evento que precisa de mais espaço para a circulação de pessoas, algumas são empilhadas nos cantos. “Além de aproveitar melhor o espaço, a mobília portátil dá mais agilidade ao nosso dia a dia”, diz Massa.

2 Dança das cadeiras

Assim que uma pessoa começa a trabalhar no Nós Coworking — como funcionário de uma das startups hospedadas no local ou como autônomo —, ela é avisada de que não terá uma mesa fixa à disposição. Em geral, a orientação faz parte de uma política maior que incentiva o trabalho em casa por alguns dias da semana.

Nesses casos, a empresa fornece laptop e smartphone equipados com ferramentas de gestão e comunicação instantânea. Quem faz muita questão de sentar sempre no mesmo lugar corre o risco de ver o espaço ocupado por um estranho amanhã. “Parece inconveniente carregar os pertences de um lado para o outro, mas as pessoas se acostumam a não acumular tranqueiras em cima das mesas e dentro das gavetas”, diz Massa.

Os itens pessoais devem ser guardados na mochila ou num armário coletivo, como aqueles de colégio americano. Em alguns escritórios moderninhos, nem sequer existem gavetas individuais. “Nós recomendamos que os poucos documentos gerados em papel sejam digitalizados e arquivados em serviços online, como Dropbox e Evernote”, diz Massa.

Os adeptos da rotatividade de mesas dizem que isso ajuda as pessoas a conhecer melhor os colegas. “Quando o funcionário está em volta de profissionais que só trabalham na mesma área, sua visão sobre os processos da empresa é limitada”, diz Massa. “Ao juntar gente de diferentes departamentos, o entendimento sobre o trabalho do outro acontece de forma natural.”

3 Conexão em toda parte

Quando equipadas com sinal de internet sem fio (Wi-Fi), as áreas comuns da empresa podem se transformar em espaços produtivos de trabalho e reuniões. Na Aceleratech, que hospeda sete startups num prédio da faculdade ESPM, empreendedores e funcionários estão acostumados a trabalhar durante parte do tempo usando as mesinhas do café.

“Eu mesmo não tinha mesa fixa até poucas semanas atrás”, diz Waengertner, da Aceleratech. Esse tipo de mobilidade só é possível quando a banda larga do escritório é boa o suficiente para atender à demanda de toda a equipe. “A empresa precisa disponibilizar 2 megabytes por funcionário ou mais, dependendo do setor de atuação”, afirma Luiz Carlos Santin, da consultoria em telecomunicações NextComm.

“O empreendedor também deve se certificar de que as tecnologias contratadas permitem acessar arquivos importantes do trabalho a qualquer hora e em qualquer lugar.” Santin recomenda às empresas abolir alguns armários dos corredores e colocar pufes no lugar. E com muitas tomadas por perto para recarregar notebook, tablet e smartphone.

A sobra de fios esparramados por todo lado pode ser amenizada com organizadores de cabos — pecinhas de plástico ou velcro vendidas em lojas de decoração que prendem os fios em mesas e paredes. Os organizadores custam de 20 a 50 reais em lojas de decoração.

4 Sem paredes e divisórias

O gaúcho Alberto Blanco, de 46 anos, nunca teve uma sala só para ele na sede de sua empresa de mídias digitais, a Riot, em São Paulo. “Eu prefiro trabalhar junto com o pessoal do comercial, da produção e do design”, afirma Blanco. “É onde as coisas acontecem.” Na Riot, nenhum chefe tem sala própria, não existem baias separando as pessoas, e funcionários de diferentes setores trabalham misturados.

“A minha mesa tem o mesmo tamanho das mesas dos gerentes e dos estagiários”, afirma Blanco. Funciona assim desde a fundação do negócio, em 2006. Hoje, são mais de 250 empregados e Blanco não sentiu a necessidade de mudar o esquema de trabalho. Quem não se adapta não permanece na empresa por muito tempo.

“Queremos jovens multifuncionais e criativos”, diz Blanco. “Eles não podem se fechar em casulos e agir como se o mundo fosse seu quarto.” Os entusiastas da quebra de baias e divisórias dizem que não se trata de modismo. Na opinião deles, os layouts convencionais, com suas separações por status, lembram as pessoas de se colocar em seus devidos lugares todos os dias.

“Aqui tem de ser o contrário”, diz Blanco. “Um funcionário está conversando com outro sobre um desafio. Um terceiro escuta e entra na discussão. Uma quarta pessoa se mobiliza e oferece uma perspectiva nova. Essa efervescência gera nossas melhores ideias e projetos.”

5 Isolamento para quem precisa

Um estudo recente feito pela Universidade Cornell, de Nova York, mostrou que os trabalhadores expostos ao nível de barulho de um escritório aberto apresentam níveis de adrenalina mais altos que o normal — uma resposta do organismo ao estresse. O que algumas empresas fazem para contornar esse problema é repartir o escritório em duas grandes áreas.

O espaço de coworking Templo, no Rio de Janeiro, tem uma parte descontraída, com churrasqueira, jardim, piscina e pessoas que conversam animadamente em rodas de bate-papo. Mas também tem outra mais silenciosa, própria para tarefas que exigem concentração e disciplina. “Ninguém é obrigado a ficar o tempo inteiro num ambiente ou no outro”, diz Herman Bessler, sócio do Templo.

“A pessoa pode mudar de lugar conforme os afazeres do dia.” Numa pequena empresa, a divisão de ambientes pode ser feita de acordo com as exigências de cada departamento. “Os funcionários do RH, de TI e do financeiro costumam preferir a ala dos quietinhos”, diz Bessler. “Quem trabalha com criação e marketing gosta do lado mais barulhento e agitado.” 

6 Método da geladeira

Na sede paulistana do HelloFood, site de delivery de comida, os funcionários usam lousas instaladas nas paredes — como se faz na geladeira de casa com telefones importantes e horários de compromissos — para registrar listas de tarefas e informações que toda a equipe precisa ter à mão.

“Tem de tudo nessas lousas. Metas coletivas, passo a passo de como fazer reembolso, promoções do dia e por aí vai”, diz Marcelo Ferreira, sócio do HelloFood. “Elas servem para que todo mundo possa contribuir com ideias ou organizar melhor as atividades”, afirma Ferreira. Existem várias maneiras de fazer o mesmo em pequenas e médias empresas. Uma ideia é pintar as paredes com tinta verde ou preta apropriada para ser riscada com giz, encontradas em lojas de construção por 25 reais (lata de 900 ml).

Outra opção são as lousas brancas de vinil, que algumas startups usam também como mesa de reunião para sessões de brainstorming. Uma terceira possibilidade é investir em paredes desse material. Existem canetas especiais para superfícies de vidro que custam em torno de 12 reais. A tinta é resistente a água e pode ser removida com um esfregão. “O legal das lousas é a facilidade para criar e modificar fluxos e organogramas”, diz Ferreira. “Também dá para desenhar gráficos com métricas da empresa.”

7 Mapa dos crachás

Sabe aqueles adesivos e placas que ficam no alto das portas indicando qual departamento funciona em cada lugar? Na Aceleratech, esse tipo de comunicação visual precisou ser aperfeiçoado. Como as pessoas das diferentes startups (ou departamentos) trabalham juntas e sem divisórias, a solução encontrada foi instalar espécies de totens com fotos, nomes e cargos próximos a cada grupo de trabalho.

Na prática, são mapinhas com o layout do escritório decorados com as fotos dos funcionários e o que eles fazem, como nos crachás. “Quem chega aqui pela primeira vez já fica sabendo quem é quem e não precisa sair perguntando onde fulano e beltrano se sentam”, diz Waengertner, da aceleradora.

“É algo que dispensa o uso de recepcionista para fazer papel de guia.” O mapa também possibilita que os colegas de diferentes áreas se conheçam antes mesmo de precisarem trabalhar juntos. “Muitas vezes chega alguém que eu nunca vi na vida já me chamando pelo nome”, diz Waengertner.

8 Informação à vista

No escritório do HelloFood há TVs de tela plana de 40 polegadas que exibem os principais indicadores da empresa em tempo real. Três exemplos são as ligações pendentes no call center, o número de pedidos e o índice de conversão em clientes dos visitantes do site. A principal diferença entre o que aparece nas TVs e o que está escrito nas lousas é que, nas telonas, ninguém pode mexer.

“Para as TVs, reservamos os dados que dependem da atualização automática de um software”, afirma Ferreira. Os objetivos ao colocar os resultados da empresa à vista de todos são motivar a equipe a bater as metas e acelerar a tomada de decisões. “Nas avaliações de desempenho, ninguém pode reclamar que não sabia das informações”, diz Ferreira. “Para ganhar o jogo, é preciso acompanhar o placar.”

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9 Cabine do silêncio

Não é fácil encontrar uma fórmula que promova a integração da equipe e, ao mesmo tempo, preserve a privacidade. Na aceleradora carioca 21212, quem precisa fazer uma videoconferência, um telefonema ou realizar uma tarefa totalmente isolado pode se instalar num espaço com pufes e aparelhos telefônicos, uma espécie de cabine do silêncio.

“São duas divisórias perpendiculares até o teto que formam quatro ambientes com isolamento acústico”, diz Frederico Lacerda, fundador da 21212. “Esses espaços servem para atividades específicas, que não acontecem todos os dias, como o fechamento de grandes contratos e negociações confidenciais.”

10 Ambientes multifuncionais

Com o metro quadrado custando cada vez mais caro, não faz muito sentido deixar cômodos ociosos no escritório. Para quem trabalha numa aceleradora ou em coworking, a sala de reuniões, por exemplo, não serve só para fazer reunião. Na 21212, a mesa dessa sala é uma mesa de pingue-pongue, que serve para entretenimento nos horários em que nenhum encontro de trabalho está marcado.

“Assim aproveitamos o espaço ao máximo”, diz Lacerda. Em algumas startups, a sala de reuniões também se transforma em sala de aula e hackerspace, uma espécie de laboratório compartilhado onde funcionários e convidados fazem experimentos ou apresentações em áreas como artes, audiovisual, robótica e culinária.

11 Gestão no post-it

Um dos maiores aprendizados do programa de aceleração de que Diego Lima, de 29 anos, participou em 2013 foi um método de organização de tarefas com post-its. “Organizamos todos os nossos fluxos de atividades com lembretes coloridos”, afirma Lima, dono da Kaplen, que vende softwares de controle de vendas para varejistas.

Na sede da empresa, em Recife, há uma parede tomada por post-its que indicam em que pé as coisas estão no desenvolvimento de produtos. As tarefas são divididas em três fases — “para fazer”, “em execução” e “terminadas” — e colocadas da esquerda para a direita, de acordo com a urgência. “Quando uma tarefa começa a ser feita ou é concluída, mudamos a cor e a posição do post-it”, diz Lima.

Se há muitos papelzinhos acumulados à direita, é sinal de que o trabalho está atrasado e pode haver gargalos em breve. O ideal é que nenhuma anotação fique mais de um dia tomando poeira. São duas­ as vantagens do post-it para fazer a gestão de tarefas ou controlar os estágios de um novo produto ou serviço. Uma: as anotações são bem intuitivas. Outra: todo mundo pode ver.

“Para nós, funciona melhor que um software porque qualquer pessoa pode mexer sem nenhuma dificuldade”, diz Lima. “E, quando alguém levanta da mesa e muda alguma coisa no quadro, incentiva os outros a fazer o mesmo.”

12 Sala de descompressão

TVs com videogame, cestas de basquete, mesa de sinuca, café que vira bar na hora da happy hour, pufes, redes para ler um livro, chão adaptado para andar de patins e skate e grama sintética para jogar futebol. Tudo isso pode caber numa sala de descompressão, lugar que os funcionários usam para se livrar da pressão do trabalho.

A intenção é que a pessoa adentre esse local e esqueça — ao menos por alguns minutos ou horas — que está em um escritório. No Vilaj, coworking de Florianópolis, há um espaço com sofazinhos para descansar ou tirar uma soneca. O cochilo pode acontecer em qualquer horário durante o período em que o coworking funciona, das 8 às 20 horas.

“É muito comum que espaços como os nossos tenham um cantinho da soneca, que pode ficar dentro ou fora da sala de descompressão”, diz Igor Chede Collaço, do Vilaj. “As pessoas não precisam trabalhar estressadas.” Um dilema que o empreendedor costuma ter é se deve gastar dinheiro com regalias como essas ou simplesmente pagar os melhores salários possíveis.

Collaço aponta um aspecto relacionado a economia comportamental para defender os benefícios da sala de descompressão. “Se eu distribuir 15 reais para cada funcionário participar de uma happy hour, não é algo que parece tão valioso e descolado quanto ter um minibar com cerveja liberada dentro da empresa”, diz ele.