São Paulo - E então você teve um enorme prejuízo por deixar de fazer um monte de vendas porque não tinha os produtos certos em estoque? Que saco. Você sabia que se calcular direitinho o seu estoque de segurança você evita passar por esse tipo de situação?

Uma boa gestão do estoque, o que inclui fazer um estoque de segurança, é fundamental para a maioria das empresas. No varejo, é preciso saber manter em estoque todos os produtos que os clientes possam desejar.

Nas indústrias, é preciso ter estoques de matérias-primas para garantir a produção contínua. Em um e-commerce, evita que se percam vendas durante períodos de pico, como datas comemorativas.

Gerenciar bem o estoque e o estoque de segurança significa cumprir os prazos de entrega prometidos. Isso aumenta a confiança dos consumidores, mantém fluxo de receita e, consequentemente, aumenta seu faturamento.

Em poucas palavras, o estoque de segurança existe e é calculado apenas para diminuir o risco de você não ter os produtos procurados pelo cliente por conta de problemas inesperados, como imprevistos com o fornecedor, atrasos na entrega, ou até uma demanda que não foi prevista.

Como o nome já diz, o estoque de segurança serve para a empresa ficar segura de que não vai perder ou atrasar vendas por não ter mais daquele produto muito procurado, e significa ter uma quantidade extra de determinado produto em estoque para que ele nunca falte.

O que eu ganho com estoque de segurança?

Fazer uma boa gestão do seu estoque de segurança garante que você:

- Cumpra prazos de entrega mantendo a qualidade do serviço e promovendo a satisfação do seu cliente;

- Mantenha o seu fluxo de produção;

- Evite gastos extras com contratação de funcionários temporários ou taxa mais alta para entregas de última hora;

- Reduza custos de armazenagem. Se você sabe o volume exato de estoque que precisa, não vai cometer erros;

- Evite o acúmulo de produtos muito sazonais, ou perecíveis. Acumular esse tipo de produto pode te dar futuros prejuízos;

- Libere recursos para investir em áreas estratégicas para a empresa.

Qual é o maior indício de que eu não estou fazendo minha gestão de estoque direito e preciso fazer estoque de segurança?

Duas coisas podem sinalizar que você não está acertando com o seu estoque: produtos faltando, ou produtos sobrando. Há prejuízo nos dois casos e ambos significam que você não está fazendo uma previsão de demanda adequada. Quando faltam produtos no estoque você está perdendo vendas, quando sobram significa que você pode estar com produtos encalhados, e que podem não vender.

Quando faltam produtos, e você perde vendas, significa que você não fez estoque de segurança – ou não o suficiente – e isso pode acontecer por diferentes motivos – muitas vezes uma demanda imprevista. Agora, todas as situações devem ser observadas e devidamente consideradas para você poder se programar melhor no futuro.

Se você está com aquele elefante branco sobrando no estoque, também deve prestar atenção. Algo te fez comprar mais produtos: foi uma promoção de fornecedor? Foi um cálculo de demanda equivocado? Ou você simplesmente não reparou que determinados produtos estavam se acumulando?

Atenção! Investir em excesso em produtos para estoque de segurança também é um erro – que você percebe quando eles não vendem e você eventualmente fica com o prejuízo de pagar o fornecedor e armazenar aqueles produtos.

O maior desafio de fazer um estoque de segurança é, justamente, calcular com a maior exatidão possível qual será esse estoque e chegar em um equilíbrio vantajoso entre o investimento que você fará e os lucros com as vendas realizadas.

Se essa balança estiver pendendo para algum dos lados, significa que você ainda não encontrou a medida certa.

O que eu preciso para fazer estoque de segurança para meus produtos?

Em primeiro lugar, você precisa de informações detalhadas sobre o seu histórico de vendas. Assim, poderá fazer previsões sobre como o seu consumidor vai se comportar em cada mês do ano. A partir dessa previsão, você consegue montar um estoque ideal, ou seja, encontra um equilíbrio entre o volume do estoque mas econômico em relação às suas vendas. Mesmo que esse dado não seja preciso – incertezas sempre existem – eles servirão como base para calcular seu estoque de segurança, que será um excedente do estoque ideal.

Em segundo, precisa saber como fazer uma boa gestão de estoque. A seguir algumas dicas importantes:

- Calcule a sua previsão de demanda: há algumas fórmulas matemáticas para fazer esse cálculo, mas de maneira geral, você precisa relacionar o tempo que demoram para chegar do fornecedor e em que prazo costumam ser vendidos.

- Defina o melhor esquema de reposição: você pode negociar com seus fornecedores as melhores formas de repor as mercadoras, e encontrar um equilíbrio entre o melhor preço do fornecedor e o custo que você vai ter com a estocagem.

- Avalie o fornecedor além do preço: considere muito a confiabilidade do seu fornecedor, a velocidade de entrega e a flexibilidade. Precisa-se levar em conta o tempo entre o pedido e a entrega. Mais uma vez, a incerteza tem um custo alto.

- Negocie prazos de pagamento com fornecedores: boas táticas para isso são ter mais um fornecedor para cada insumo com planejamento de volumes por fornecedores.

Neste e-talk, Fred Luz, sócio da Richards, explica como fazer uma gestão de produtos eficiente de acordo com previsão de quanto você irá vender.

Para calcular seu estoque de segurança, você deve ficar atento a alguns fatores:

- Características específicas da demanda e do produto: se for uma demanda estável, que não varia muito, fica mais simples de calcular o estoque de segurança e de ter certeza que a demanda não vai variar muito. Portanto, você consegue calcular com mais precisão o estoque de segurança pode ser menor. Vale a lógica inversa. Se for um produto de muita variabilidade, o recomendado é um estoque de segurança maior;

- O tempo de entrega (lead time) do produto: atenção ao tempo de entrega de um produto. Se ele pode variar muito (às vezes o fornecedor é complicado), você precisa se lembrar de seu compromisso com o consumidor e garantir um prazo de entrega para ele. Ter um estoque de segurança para esse produto te ajuda a não ficar refém do fornecedor e cumprir seu acordo com o cliente - que é quem importa.

- A (real) importância da demanda: nem todos os produtos merecem a mesma atenção e o mesmo cuidado; alguns produtos estão no core business do seu negócio, e você não pode se dar ao luxo de não ter eles em estoque. Outros são mais secundários, portanto menos importantes. Mais uma vez, você precisa chegar a um equilíbrio entre vendas e estoque de segurança. Não é vantajoso ter milhares de produtos em estoque que você vende de vez em nunca. Poupe seu espaço e investimento para aqueles produtos que tem maior procura e, portanto, são mais importantes para o seu negócio.

Aqui, você encontra a fórmula matemática para fazer o cálculo do estoque de segurança.