Um dos desafios mais difíceis para empreendedores de PMEs – porém um dos mais importantes – é manter uma rotina diária de práticas de gestão financeira. O controle de vendas, de estoque e de fluxo de caixa pode ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio. E o segredo para o bom desempenho pode estar no uso da tecnologia.

“Se você não tiver informação sobre o seu negócio, não tem nada, pois não tem controle. O empreendedor precisa separar um momento do dia para isso. Tem que ser uma rotina, não aquilo que a gente faz quando dá. Se for um negócio muito movimentado, é preciso separar um horário todo dia. Se for menor, talvez a cada dois dias. Mas é necessário ter uma agenda semanal”, diz o consultor de negócios Sandro San.

Organize suas rotinas

Algumas tarefas são diárias. Outras, semanais. Há ainda aquelas que precisam ser feitas mensalmente ou no fim do ano. É preciso, por exemplo, controlar diariamente o movimento do caixa da empresa – tudo o que entra e que sai de dinheiro – e checar as contas a pagar e arrecadar. “Isso é importante para não cair na inadimplência ou ficar com uma pendência de recebimento que afete o fluxo de caixa”, explica Sérgio Dias, economista e consultor do Sebrae. Além disso, o empreendedor deve ficar de olho na conciliação bancária. “É importante olhar o extrato e controlar o saldo, ver se não está no vermelho, pagando juros do cheque especial, ou se esquecendo de alguma conta que está no débito automático.”

O consultor também dá dicas do que fazer semanalmente. “É importante controlar o estoque pelo menos uma vez a cada sete dias para checar se há material suficiente para a semana seguinte, além de verificar também os devedores a fim de mandar um aviso a quem estiver em dívida com a empresa”, diz Dias.

Uma vez ao mês, o empreendedor deve se atentar a pagar os impostos corretamente e, ao fechar o fluxo de caixa mensal, checar se aquilo está de acordo com o planejamento do negócio. Além disso, no final do ano é preciso fechar o exercício anual e preparar documentos de apuração de resultado para pagamento de Imposto de Renda e outras obrigações tributárias. “São rotinas que o empresário tem que seguir. Muitos dizem que não têm tempo, mas é preciso priorizá-las.”

Use as tecnologias disponíveis

Preencher planilhas pode parecer difícil ou entediante em um primeiro momento, mas os especialistas afirmam que hoje já existem diversos softwares gratuitos que facilitam essas tarefas. “A tecnologia pode reduzir o tempo de dedicação com essas ferramentas específicas. Há opções que fazem a gestão financeira e integram alguns controles, como o fluxo de caixa e a folha de pagamento. Isso economiza tempo”, diz Dias.

Usar as temidas planilhas pode ficar mais fácil, por exemplo, com o Google Spreadsheets: a versão do Google para o Excel que pode ser integrada com outros aplicativos, como Agenda e Google Docs. O Conta Azul também é bastante popular na área de gestão financeira – ele ajuda no gerenciamento de estoque, nas vendas e emite boletos e notas fiscais eletrônicas.

Para a gestão do dia a dia, quem sente dificuldades em visualizar e gerenciar muitos projetos e tarefas pode usar o Trello. A interface é intuitiva para que o gestor tenha uma visão geral do que acontece na companhia, estabelecendo prazos e metas, além de delegar funções.

Já para quem faz vendas com cartão de crédito ou débito com a máquina da Rede, do Itaú, por exemplo, pode acessar no próprio aplicativo o controle de vendas em tempo real em um relatório simples e intuitivo. Ela também facilita a gestão do fluxo de caixa: em poucos cliques, o empreendedor pode receber o valor de qualquer venda no crédito, à vista ou parcelado. Além disso, há maquininhas como a Smart Rede, que contam com uma loja de aplicativos com uma série de ferramentas para emissão de notas fiscais, automação comercial, gestão de estoque, emissão de relatórios e controle de caixa.

Analise os indicadores

Não vale ter a informação e não a usar. “Tem gente que perde tempo lançando tudo e não enxerga o que está acontecendo. É preciso atentar-se ao que os indicadores mostram”, explica San. No caso do controle de gastos, por exemplo, o consultor aconselha que o empreendedor crie categorias de despesa – transporte, alimentação, folha de pagamento etc. – e agrupe os lançamentos dessas categorias.

“Dessa maneira ele consegue ver semanalmente ou mensalmente quais delas estão aumentando pra ver o que está saindo do controle. Se você gasta todo mês 500 reais em transporte, mas semana passada gastou o dobro, algo está acontecendo.” Com a informação na mão e as rotinas certas, boa parte do sucesso do negócio está encaminhada.