São Paulo - Prever quantos itens serão vendidos a cada mês e saber em que momento comprá-los dos fornecedores é uma das coisas mais difíceis da gestão, mesmo em grandes empresas. A catarinense Mônica Lenzi, de 46 anos, sócia da farmácia Doce Vida, especializada em produtos para diabéticos, passa por essa dificuldade.

“Alguns produtos acabam ficando parados, o que gera perdas”, diz Mônica. A Doce Vida tem uma loja física e uma virtual. Juntas, elas movimentam um catálogo com mais de 1 000 itens, como medidores de glicose e chocolates dietéticos. Eis o passo a passo do que fazer para melhorar, de acordo com especialistas.

Diagnóstico

O primeiro passo é analisar quais são os produtos com maior saída, os que estão em baixa e os que estão em excesso no estoque. “Deve ser dada priori­dade de reposição aos itens que correspondem a 80% do faturamento”, diz Márcio Iavelberg, sócio da consultoria de finanças Blue Numbers.

“Pode ser que seja melhor deixar de trabalhar com produtos que giram abaixo da média, pois eles podem não compensar o capital consumido.” Para determinar o estoque mínimo de um item, observe quanto tempo ele demora para chegar do fornecedor e em que prazo costuma ser vendido.

Atenção: Além desse aspecto, outros fatores precisam ser analisados para uma decisão específica, como valor dos produtos, espaço ocupado e objetivos de médio prazo.

Armazenamento

Um estoque que não gira, além de ser capital imobilizado, gera custos de armazenamento — o que nem sempre é considerado nas contas. Quanto maior o estoque, maior a necessidade de espaço, manutenção, manuseio e pessoas. O risco de quebras, avarias e desvalorização de produtos também é alto.

“Os estoques costumam absorver de 20% a 40% dos custos de um negócio”, diz Iavelberg, da Blue Numbers. Negocie entregas mais frequentes com os fornecedores. Se os produtos forem recebidos em menores quantidades ao longo do mês, o custo relacionado ao espaço deverá diminuir.

Atenção: Verifique a possibilidade de armazenar o estoque em outro local, onde o aluguel custe menos. “Pode ser que faça uma boa diferença”, diz Iavelberg.

Treinamento

É muito comum, principalmente quando se trata de um produto novo no mercado ou na empresa, que os vendedores não saibam explicar como ele funciona. Treine os funcionários para evitar que esses itens encalhem simplesmente porque ninguém sabe dizer direito quais são as novidades embutidas neles quando o cliente pergunta.

Pode ser vantajoso incentivar os vendedores por meio de comissões específicas e temporárias para produtos que não estejam saindo tanto. “É comum que alguns fiquem esquecidos pelos vendedores quando o catálogo é grande”, diz Nelson Beltrame, consultor de finanças da Data Custos.

Atenção: Analise se vale a pena dar alguma autonomia aos vendedores para que possam, em alguns momentos, mudar os produtos de lugar na loja caso percebam que o problema é o mau posicionamento.

Vendas

Parece óbvio, mas a primeira recomendação é ser realista com os preços. “Se o preço não for compatível com o mercado, o produto vai encalhar mesmo”, diz Beltrame. Caso uma mercadoria fique muito tempo parada no estoque por esse motivo, uma possibilidade é oferecê-la em conjunto com outra e dar um desconto na compra da primeira.

Liquidar todo o estoque só é uma saída quando um produto encalha de vez ou porque um estoque novo está para chegar. Um exemplo são as coleções de lojas de roupas e sapatos da estação que substituirão as antigas. “É por isso que vemos tantas liquidações de roupas por aí”, diz Iavelberg. “Em muitos casos, estão sendo vendidas a preço de custo para fazer caixa.”

Atenção: Algumas vezes é preciso ter a coragem de vender abaixo do preço do custo se os encargos financeiros de deixar o estoque parado forem altos demais.

Auditoria

A cada seis meses, revise o estoque e siga os passos de novo. Nesse período, algum fornecedor pode ter aumentado o tempo de entrega ou a empresa pode estar próxima de entrar numa época de vendas baixas. “A economia muda, os clientes mudam, nada é estático”, diz Beltrame. “Casar a oferta com a demanda requer um aprendizado constante.”

Atenção: Quando há muitas unidades, é importante verificar o que vende mais em cada uma para evitar desabastecimento em pontos estratégicos.