Portal EXAME - Não é incomum empreendedores inteligentes, que quebraram a cabeça para encontrar um modelo de negócios eficiente, derraparem na hora de definir a estrutura física do negócio. É fácil se perder em meio a tantos detalhes. O ar-condicionado tem capacidade para o conforto dos funcionários? Deve-se considerar a proporção entre homens e mulheres? A cor da parede não vai deixar o pessoal deprimido? As decisões de investimento devem ser tomadas com base na estrutura atual ou no perfil que a empresa possivelmente terá daqui a cinco anos, se o crescimento acontecer de acordo com as previsões? Na vida de uma pequena ou média empresa, é certo que decisões equivocadas, de maior ou menor gravidade, cedo ou tarde serão tomadas. Mas a escolha errada do tamanho dos móveis ou da localização das salas pode ter consequências duradouras, com as quais será preciso conviver dia sim, outro também - pelo menos até que se decida por uma reforma ou mudança de endereço. Como sabe qualquer um que já lidou com construções, mudanças ou reformas, é difícil prever tudo o que pode dar errado. A boa notícia é que alguns cuidados podem evitar os problemas mais sérios. EXAME PME ouviu arquitetos, construtores e consultores para saber quais são os dez erros mais comuns e como não cometê-los.

1. Subestimar o uso de ar-condicionado

O projeto de refrigeração de ar deve ser feito tendo em conta uma estimativa de quantos funcionários a empresa deverá ter ao longo de pelo menos cinco anos seguintes à sua instalação. Se houver salas desocupadas, elas também devem ser preparadas, com a colocação de tubulações nas paredes e com a abertura de nichos para receber, futuramente, os aparelhos de refrigeração. "Quando os novos funcionários chegarem, não será necessário interromper o trabalho para quebrar paredes", diz Rubens Ascoli, do escritório de arquitetura e engenharia Oglouyan Associados Projetos e Construção, de São Paulo. Para evitar desconforto com o calor - comum quando há combinação de altas temperaturas, prédios envidraçados e homens de terno -, os especialistas recomendam adquirir aparelhos com capacidade térmica acima de 12 000 BTUs (sigla em inglês para Unidade Térmica Britânica), que costumam refrigerar com eficiência áreas de até 30 metros quadrados.

Custo médio: 1 800 reais por aparelho de ar condicionado de 12 000 btus. 2 000 reais por ambiente (mão de obra).

Tempo médio de execução: 1 dia por ambiente.

Cuidado: A parede situada defronte ao ar-condicionado não deve ter portas nem janelas. A refrigeração tende a ser mais eficiente se os aparelhos estiverem nas paredes laterais a áreas de circulação e entrada de luz.

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2. Escolher mal as cores dos ambientes

Quem quiser fugir das cores mais convencionais, como branco, bege e gelo, precisa pensar nas possíveis consequências de uma escolha malfeita. "As cores do ambiente podem influenciar o estado psicológico de funcionários e clientes", afirma a arquiteta Marí Ani Oglouyan. Segundo ela, uma cor muito forte, como vermelho ou amarelo, pode contribuir para deixar o funcionário mais estimulado. "Cores com efeito tranquilizante, como verde-claro e azul, tendem a deixar as pessoas meio sonolentas, sobretudo depois do almoço", diz Marí. De acordo com ela, os tons calminhos não devem ser empregados em locais onde se quer que a adrenalina permaneça, como centrais telefônicas com funcionários que ouvem reclamações de clientes - mas podem ser ideais nos ambientes em que é desejável que os ânimos não se exaltem. É o caso, por exemplo, de salas onde vendedores de vários fornecedores aguardam a vez de ser atendidos...

Custo médio: 25 reais por metro quadrado, incluindo a mão de obra do pintor.

Tempo médio de execução: Até 3 dias por ambiente.

Cuidado: Antes de pintar todo o recinto, deve-se comprar uma lata pequena da tinta escolhida e fazer um teste, aplicando-a num pedacinho da parede. "Muitas vezes, a cor que se vê no mostruário não causa a mesma impressão na parede", diz Marí.

3. Pôr gente para trabalhar perto do banheiro

Alguns funcionários ficam constrangidos de ter de atravessar ambientes com muitas pessoas quando vão ao banheiro por se sentirem observados. A situação também é desagradável para aqueles que trabalham por perto e têm sua concentração interrompida pelo passa-passa. O fim do corredor costuma ser o melhor ponto para a instalação do banheiro, já que não é uma área de alta circulação.

Custo médio: 3 000 reais por metro quadrado (material e mão de obra).

Tempo médio de execução: 15 dias (banheiro feminino) e 20 dias (banheiro masculino)

Cuidado: Os especialistas recomendam que os banheiros sejam projetados para receber um movimento entre 5% e 10% acima do fluxo dos atuais funcionários. Essa folga é para que não seja necessário ampliá-los se a empresa crescer - ou para não ocasionar desconforto quando houver visitas, funcionários terceirizados ou trainees. Ao projetar a colocação dos banheiros num local distante do ponto onde os funcionários trabalham - como no caso do fim de um corredor -, é preciso calcular os custos para adaptar a rede hidráulica do imóvel. "Dependendo da metragem necessária para estender as tubulações, a obra pode ficar cara", diz Dimas Bertolotti, professor da faculdade de Arquitetura da FMU, em São Paulo. "Só esse trabalho pode custar mais do que a própria instalação ou reforma do banheiro."

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4. Comprar móveis que não são desmontáveis

À medida que uma pequena ou média empresa cresce, vem a necessidade de alterar o layout para remanejar departamentos, mudar de pavimento ou até de endereço. Se isso for necessário, nas cidades onde o custo do metro quadrado comercial é alto pode ser interessante optar pelo aluguel mais barato num prédio mais antigo. Nesse caso, é grande a possibilidade de que os elevadores sejam pequenos. Para evitar ter de levar tudo pela escada, o que encarece a mudança, os especialistas recomendam a compra de móveis ou estações de trabalho que possam ser desmontados para o transporte.

Custo médio: 2 500 reais por um sofá desmontável de três lugares. 600 reais por uma estação de trabalho composta de uma mesa e uma divisória.

Tempo médio de execução: 15 dias.

Cuidado: Que os móveis precisam caber no local destinado a eles é uma recomendação bastante prosaica. Mas, na correria, muitos empreendedores esquecem de levar anotadas as medidas do lugar ou não têm claro onde exatamente irão colocar cada móvel. "As redes especializadas em móveis e equipamentos para escritórios costumam ter funcionários treinados para essa situação", diz Bertolotti, professor da FMU, em São Paulo. Na rede paulista Tocco, por exemplo, é possível agendar a visita de um especialista.

5. Esquecer que homem é diferente de mulher

A empresa tem mais homens do que mulheres? A proporção deve mudar com a expansão dos negócios? Um projeto que leve em conta a distribuição dos funcionários por sexo -- e suas diferentes necessidades - tem mais chance de aproveitar bem o espaço. Segundo os especialistas, os banheiros masculinos devem ser cerca de 30% maiores que os femininos. Um bom tamanho, se o imóvel permitir, é 8 metros quadrados, para uma média de 20 funcionários homens. Geralmente, essa área dá conta do movimento em jornadas de trabalho que requerem muitos homens ao mesmo tempo no escritório. Nos femininos, as pias devem contar com uma boa iluminação acima dos espelhos. A bancada precisa ser grande o suficiente para cada mulher apoiar seu nécessaire - especialmente nas companhias em que o uso de maquiagem for obrigatório. Suportes de parede para bolsas e armários também são recomendados.

Custo médio: 500 reais (armário de metal com 12 portas). 800 reais (armário de metal com 32 portas).

Tempo médio de entrega: 7 dias.

Cuidado: Ganchos atrás da porta do banheiro para pendurar bolsas e chuveirinhos para a higiene íntima custam relativamente pouco e são apreciados pelas funcionárias. É importante lembrar que as mulheres costumam levar bolsas enormes para o trabalho. Se houver espaço, instale um armário para elas.

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6. Sobrecarregar a rede de energia elétrica

Não adianta nada instalar várias tomadas e pontos de luz pela empresa toda sem antes checar se a concessionária local tem capacidade de fornecer toda a energia necessária. Mesmo com muitas tomadas e lâmpadas, a empresa pode ficar no escuro - sobretudo se tiver de atravessar um ciclo acelerado de crescimento, em que se usa a capacidade máxima dos equipamentos. Para saber a quantidade de energia necessária, os especialistas recomendam multiplicar um consumo médio de 15 ampères pelo número de empregados que utilizam computador. A esse valor, deve-se acrescentar 20%. Depois, é preciso verificar, na chave geral, qual a quantidade de energia fornecida ao local. Se estiver abaixo da estimativa, é necessário solicitar energia extra à concessionária.

Custo médio: Se o acréscimo solicitado de energia for de fato utilizado, não haverá custo adicional - a não ser, naturalmente, a despesa referente ao aumento de consumo, na própria conta de luz.

Tempo médio: Uma semana para a concessionária liberar o fornecimento de luz.

Cuidado: Antes de mais nada, deve-se perguntar à concessionária se a rua tem a capacidade elétrica necessária para a empresa. Se a resposta for negativa, é preciso solicitar a instalação de um transformador, o que não sai por menos de 12 000 reais (pagos pela empresa que fez a solicitação).

7. Erguer paredes entre os departamentos

Embora, num primeiro momento, possa até parecer uma boa ideia separar departamentos e salas com paredes de tijolo ou concreto para isolar os locais de trabalho do excesso de barulho vindo de fora, as paredes podem se tornar um estorvo quando, conforme os negócios evoluem, for necessário modificar o formato das salas e dos setores. O ideal, dizem os especialistas, é colocar painéis de madeira ou divisórias plastificadas próprias para escritórios. "É muito mais prático", diz o arquiteto Ascoli.

Custo médio: 250 reais por metro quadrado (incluída instalação).

Tempo médio de execução: Até 2 dias por ambiente.

Cuidado: Painéis de madeira não são indicados para pequenas e médias empresas situadas no litoral. O excesso de umidade, comum nesses locais, tende a ser absorvido pela madeira, que pode estragar. Nesses casos, painéis plastificados são mais adequados. Em ambientes nos quais seja preciso ter mais privacidade - salas de diretoria ou de reuniões, por exemplo - pode-se usar um tipo de divisória de gesso conhecida no mercado como dry-wall. Nesse caso, essas paredes precisam ser preenchidas com algum material que funcione como isolamento acústico entre um ambiente e outro. A vantagem das paredes de gesso é que elas podem ser facilmente removidas de um lugar para ser reconstruídas em outro, mantendo a flexibilidade para modificar o layout do imóvel.

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8. Comprar mobília sem flexibilidade

Sobretudo em seus primeiros anos de vida, uma pequena ou média empresa pode passar por vários estágios em seu modelo de negócios até encontrar a verdadeira vocação que determinará o crescimento nos períodos seguintes. E, enquanto o negócio não se consolida, é provável que essa fase de transformação tenha impacto no espaço físico. Pessoas que faziam apenas um tipo de tarefa são transferidas de função, equipes que trabalhavam em separado passam a atuar em conjunto, linhas de produtos e serviços nas quais não se apostava muito podem se revelar uma surpresa positiva e requerer mais funcionários. Em qualquer caso, as mudanças precisam ser feitas rapidamente, o que pode ser resumido num só conceito: flexibilidade. A recomendação dos especialistas é optar por móveis que possam ser "encolhidos" ou "esticados" facilmente, como as estações de trabalho que se tornaram comuns nas grandes corporações.

Custo médio: 1 200 reais (estação de trabalho composta de mesa, divisória e gaveteiro).

Tempo médio de entrega: 15 dias.

Cuidado: Cadeiras devem ter a base e o encosto reguláveis. A economia com a compra de cadeiras sem esses ajustes não compensa, pois elas não se adaptam a diferentes biotipos. Alguns modelos de mesas também podem ter a altura regulada.

9. Não dimensionar a rede hidráulica

A maioria dos pequenos e médios empresários parte do princípio de que todo imóvel conta com rede pública de saneamento básico. Mas nem sempre é assim - nem mesmo em cidades grandes, como São Paulo. Se a empresa tiver uma fábrica localizada em pequenos municípios - situação relativamente comum para milhares de pequenas e médias empresas brasileiras, o empreendedor precisa saber que o tratamento doméstico de esgoto à base de fossas tem limites. "Se a empresa crescer muito depressa, a estrutura pode não dar conta", diz Ricardo Buckup, da B2, empresa de eventos no bairro do Brooklin, na zona sul de São Paulo. Buckup havia instalado a B2 num imóvel sem conexão com a rede pública de saneamento. No início, os funcionários eram poucos e isso não era um problema. "Nos três anos seguintes, o número de funcionários dobrou", diz. "Um dia, o escritório ficou todo inundado." Não houve jeito -- foi preciso fazer uma reforma para resolver os problemas, o que transtornou o dia a dia da B2 por um bom tempo. Há casos, ainda, em que o imóvel está num lugar com acesso à rede pública, mas a ligação ainda não foi feita. Nesse caso, basta fazer a solicitação do serviço à concessionária local.

Custo médio: 130 reais pela ligação.

Tempo médio: 1 semana.

Cuidado: A rua tem boca-de-lobo para escoar a chuva? Em caso negativo, é melhor escolher outro endereço. A rua pode inundar quando chover muito - e a empresa também.

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10. Utilizar acabamentos difíceis de limpar

Numa pequena ou média empresa - sobretudo nas que estão dando certo -, o entra-e-sai costuma ser constante. Alguma dúvida de que, em algum momento, um cliente ou fornecedor agitado irá derramar café nas mesas? Ou que um funcionário mais atrapalhado não vá derrubar a maionese do cheese-salada e ainda pisar por cima? O melhor é simplificar a limpeza ao máximo. Entre os materiais que, desse ponto de vista, devem ser evitados estão carpetes (muitos mancham facilmente com líquidos) e pisos de madeira (se a qualidade não for boa, eles arranham com facilidade). Pisos de cerâmica são resistentes e práticos. Não absorvem água, não mancham e podem ser limpos com pano úmido. A mesma regra vale para as tintas utilizadas na pintura, que devem ser laváveis.

Custo médio (mão de obra inclusa): 25 reais por metro quadrado (piso de cerâmica). 20 reais por lata (tinta lavável).

Tempo médio de execução: 1 dia para cada 4 metros quadrados de piso.

Cuidado: Normalmente, os pedreiros precisam cortar algumas peças de cerâmica para concluir a instalação. Deve-se orientá-los a colocar os pedaços cortados nas quinas ou em outros locais que não chamem a atenção. Os especialistas recomendam comprar 20% mais de material para ter uma reserva no caso de ser necessário fazer algum reparo e não comprar padronagens que saiam de moda.

Fontes: A2Z Consultores, Carmo & Calçada, Etna, Móveis Office, Oglouyan Associados Projetos e Construções, Tocco Móveis, Tok&Stok e empresas

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