São Paulo – Ser responsável por um negócio não é tarefa fácil. As demandas são muitas e as decisões difíceis também. Por isso, todo empreendedor precisa se dedicar a aumentar a sua produtividade se quiser ter uma vida menos estressante e uma empresa mais próspera.

Pensando nisso, selecionamos algumas estratégias para CEOs que querem aumentar sua produtividade em 2017. As dicas foram selecionadas a partir de respostas à seguinte pergunta na rede social Quora: “Quais as melhores estratégias de produtividade para CEOs de startups?”.

Confira a seguir:

1 – Não seja multitarefas

Você provavelmente já ouviu elogios à capacidade que algumas pessoas têm de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Porém, essa não é a melhor estratégia para ganhar produtividade. Essa é a dica do empreendedor Auren Hoffman, CEO da SafeGraph.

“Tenha foco. Não seja multitarefas. Faça poucas coisas”, aconselha Hoffman.

“Esteja totalmente focado no que você está fazendo. Não seja multitarefas. Se você começa a ler e-mails durante uma reunião, então provavelmente você não deveria estar naquela reunião (ou a reunião precisa ser melhor conduzida)”, afirma.

A outra dica do CEO é se dedicar a poucas tarefas. “O maior erro que a maioria dos CEOs comete é tentar fazer muito. Os verdadeiros vencedores são aqueles que fazem poucas coisas, mas as fazem muito bem.”

2 – Pergunte-se: “estou sendo útil?”

Quando você é o CEO da empresa, dificilmente terá alguém te indicando as tarefas mais importantes a fazer. Por isso, o empreendedor Tim Westergren, fundador da Pandora (serviço de streaming de música), ressalta a importância de o empreendedor perguntar-se sempre: “Como posso ser mais útil para a empresa?”.

“Quando você é o CEO, é fácil se sentir ocupado e produtivo. Não existem sinais externos claros para te mostrar que você está sendo ineficiente. Mas, quanto mais alto você está na hierarquia de uma empresa, mais importante é que você faça a si mesmo essa pergunta, de forma rigorosa. Muitas vezes, o melhor que você pode fazer é apenas pensar. E isso é difícil de fazer”, aconselha.

3 – Elimine as distrações

Um vilão que atrapalha muito a produtividade de todos (inclusive CEOs) são as distrações, cada vez maiores com o avanço das tecnologias.

Por isso, o empreendedor Matt DeCelles, co-fundador de uma empresa chamada William Painter, recomenda eliminar o máximo possível as distrações, começando pelas notificações. “Coloque seu celular no modo ‘Não Perturbe’ e retire as notificações do computador”, indica.

Depois, use ferramentas que o ajudem a não cair em armadilhas. Remova as tentações com ferramentas como o Self Control, que bloqueia por um período de tempo os sites indicados por você como distrações. “Uma vez que você ativa a ferramenta, não há como desligá-la até que o tempo expire... o que faz com que você se sinta um viciado em abstinência”, afirma.

Outra ferramenta indicada pelo empreendedor é o RescueTime. “Ele mede quanto tempo você gasta com atividades específicas. Então você designa se aquelas atividades são produtivas ou não. Ele também te manda um e-mail com um resumo da semana. Assim você sabe quanto tempo passou no Facebook ou no Youtube”, explica.

4 – Livre-se das reuniões

As reuniões já são conhecidas como inimigas da produtividade e ladras de tempo. Portanto, se você quer ser um CEO mais produtivo, com funcionários igualmente mais eficientes, pense duas vezes antes de marcar uma reunião. Essa é a dica do blogueiro de negócios Will Chou, do blog willyoulaugh.com.

“Há uma razão para que Warren Buffet tenha pouquíssimas reuniões: elas interrompem, não realizam nada, desperdiçam tempo e são abstratas”, afirma Chou.

“Quando você pode atingir o objetivo de uma reunião em sete minutos, mas faz com que ela dure 30 minutos, porque a empresa marcou assim e é assim que todo mundo faz, você perde 23 minutos de tempo de trabalho dos seus funcionários, pelos quais terá de pagar”, continua. Portanto: seja objetivo e sucinto nas reuniões.

5 – Faça exercícios

Para ser mais produtivo é preciso ter energia. Por isso, é importante que você cuide da saúde e faça exercícios regularmente. Essa é a dica do empreendedor e investidor Kirill Makharinsky, cofundador da Enki.com.

Segundo ele, é preciso energia para “conseguir perseverar numa tarefa difícil ou longa, assim como estender o período em que você consegue permanecer focado”. “A melhor forma de conseguir essa energia é fazer exercícios rigorosamente. Eu procuro me exercitar intensamente durante uma hora todos os dias (natação, bicicleta ou crossfit, por exemplo), e isso me proporciona bastante energia para permanecer focado no dia”, exemplifica.

Além do efeito imediato, fazer exercícios físicos também ajuda a ficar menos doente ou indisposto, lembra o empreendedor, o que também tem efeitos na produtividade.

6 – Planeje seu tempo

Muitas vezes, se você se deixa tomar pelas demandas do dia a dia, algumas tarefas importantes vão ficando de lado. Numa empresa, isso pode ser fatal.

Por isso, a dica do consultor Kavit Haria é separara momentos do dia para algumas tarefas específicas. “Eu uso o calendário do Google para bloquear momentos para atividades específicas, inclusive estudos, planejamento e interação com clientes”, conta.

Haria também conta que costuma ainda separar um tempo para trabalhar em uma área do seu negócio de forma mais aprofundada, o que ele chama de Tempo de Trabalho Profundo. Neste período, todas as distrações são cortadas.

“Três vezes por semana, eu reservo duas horas no dia e neste período trabalho em uma área específica do negócio. Foco totalmente naquele projeto”, conta. As áreas a receberem atenção podem ser das mais variadas: de uma nova campanha de vendas a inclusive responder perguntas no Quora, afirma o consultor.

7 – Priorize

A lista de afazeres de um CEO pode ser imensa, o que traz aquela sensação de que as tarefas nunca terão fim. Para ajudar a organizar essa lista e melhorar a produtividade, a especialista Kari Beaulieu indica que priorizar é fundamental.

A dica de Kari é usar o chamado Método Eisenhower. “O Método Eisenhower consiste em priorizar as tarefas de acordo com sua criticidade. Com isso, você organiza seu trabalho e sua vida para garantir que você está focado nas coisas certas”, explica.

Por este método, você deve dividir suas tarefas em quatro categorias:

1 – Críticas, para fazer agora (como preparar-se para uma reunião com investidor); 2 – Críticas, mas para fazer depois (tarefas importantes, mas menos urgentes, como construir o novo site da empresa);
3- Não-críticas, mas para fazer agora (exemplo: desmarcar uma reunião);
4- Não-críticas, para fazer depois (aquela ideia ainda não desenvolvida, por exemplo. O ideal é resolvê-las sempre em até duas semanas, para não acumular).

8 – Acorde cedo

Começar o dia com o pé direito é um ótimo passo para ser produtivo. A gerente de marketing Charlotte Hall, da startup Digital Risks, indica essa dica simples para CEOs que querem aproveitar melhor o seu tempo.

“Levantar cedo é uma das melhores formas de aproveitar o dia. Você pode usar esse tempo para se exercitar, ler e-mails ou mesmo escrever. Para muitas pessoas é quando o cérebro está mais afiado, então é importante usar esse período com sabedoria”, afirma.

9 – Reduza suas opções

Ser um CEO significa tomar muitas decisões ao longo do dia (e às vezes gastar um belo tempo com isso). Uma forma de otimizar esse processo é reduzir as opções disponíveis. A dica é da Nada Aldahleh, CEO e fundadora da Sandglaz.

“Quando você está cansado (após tomar muitas decisões no dia), acaba optando pelas escolhas mais fáceis. Então, elimine escolhas que são pouco saudáveis para você ou transforme as escolhas saudáveis nas únicas possíveis”, afirma Nada.

Na empresa de Nada, por exemplo, há apenas opções de lanches saudáveis para comer. “Assim, se estamos em busca de um lanche rápido, a escolha mais fácil é o lanche saudável”, conta.

10 – Escolha o que ouvir

Você já achou que o silêncio excessivo dificulta a sua concentração? E o papo dos funcionários na mesa ao lado? Para o empreendedor Stefano Merlo, cuidar do que você ouve é fundamental para garantir produtividade. Ele acredita tanto nisso que criou a Noisli, startup que fornece os mais diversos ruídos para você se concentrar.

“O som ambiente errado, o que significa muito alto (como em um escritório aberto) ou muito silencioso (como em casa) faz com que você fique 66% menos produtivo. Por isso, usar um gerador de som ambiente como o Noisli o torna muito mais produtivo e menos estressado”, afirma Merlo.

Estar sempre com o seu fone de ouvido também pode ser uma boa estratégia, recomenda. “Os fones indicam de forma simples aos outros que eu estou ocupado e isso os desencoraja a me distrair.”