São Paulo – Quem administra uma pequena ou média empresa está cansado de fazer contas para aliviar os custos com sistemas e tecnologia da informação. Sistemas de gestão e outros programas utilizados no dia a dia podem levar um belo pedaço do orçamento mensal. Uma pesquisa feita pela Microsoft em seis países, incluindo o Brasil, indicou que os negócios de pequeno porte projetavam aumentar em mais de 15% os investimentos com tecnologia no ano passado. Mas, para quem quer economizar, há também opções gratuitas no mercado. Confira a seguir seis programas bacanas que ajudam a melhorar a produtividade e não pesam nada no bolso.

Sabe aquelas situações em que um computador é essencial e ele resolve não funcionar corretamente? É nessas horas que o Crossloop chega para salvar o dia. O serviço conecta os usuários com um especialista confiável de sua base de dados ou mesmo com outros amigos para que eles possam trocar informações e chegar a uma solução. Se você tem problemas com um antivírus, por exemplo, pode fazer uma busca no site do serviço e encontrar dezenas de pessoas online dispostas a ajudar. A plataforma está disponível em 21 línguas para mais de 150 países, inclusive em português. O Brasil representa 15% dos usuários, o segundo maior no ranking do Crossloop, perdendo apenas para os Estados Unidos.

Os relatórios na sua empresa costumam ser impressos várias vezes depois de uma modificação? Além de ser mais sustentável, usar um programa que permite o compartilhamento de arquivos entre diferentes máquinas e usuários também é mais prático e econômico. Uma opção gratuita disponível na rede é o Dropbox. Usado por mais de 25 milhões de pessoas ao redor do mundo, o programa oferece 2 GB de espaço gratuito na rede para sincronizar e compartilhar arquivos com outros usuários. Quem precisa de mais espaço pode pagar por 50 GB ou 100 GB, que custam US$ 9,99 e US$ 19,99, respectivamente.

A produtividade da sua empresa pode estar sendo prejudicada pela forma como as horas de trabalho são aproveitadas. Muitas vezes, a internet pode servir mais como distração do que como solução. O ManicTime existe justamente para saber exatamente como cada um aproveita o horário de trabalho. O programa armazena tudo que é feito no computador, inlcuindo os sites visitados e programas acessados. Ao final do expediente, o usuário recebe um relatório para saber qual foi o seu desempenho no dia – afinal, checar várias vezes o serviço também pode ser perda de tempo. 

Ir para uma reunião importante com um cliente e esquecer o pen drive com a apresentação pode acabar com o negócio. O OpenDrive é um dos programas que armazena na internet as informações que você precisa. Além de funcionar como um backup online, ainda é possível usar o programa com outras ferramentas da nuvem, como compartilhar documentos, sincronizar pastas e ter um link direto do arquivo armazenado para enviar por e-mail, por exemplo. A versão gratuita oferece até 5 GB de espaço. Quem quiser ampliar essa versão, paga a partir de US$ 15 por mês e tem 500 GB para armazenamento.

Assim como o conjunto de programas vendidos no Microsoft Office, esse software também oferece programas para redigir documentos, fazer planilhas, apresentações e uma base de dados. A maior diferença é, obviamente, o preço. O programa é compatível com várias extensões de arquivos e está disponível em quase 30 idiomas, inclusive em português, sem nenhum custo.

Se você vive perdendo e-mails ou misturando as mensagens importantes da empresa com spams ou coisas pessoais, o Xobni (leia-se zobni) ajuda a organizar essa bagunça. O programa é um buscador bastante eficiente para o Outlook e ajuda a encontrar diversas informações, como contatos, e-mails anteriores, perfis em redes sociais, como o LinkedIn, anexos importantes ou até mesmo fazer uma conferência sem sair do Outlook. A ideia é manter o e-mail sempre aberto e fazer quase tudo por ali. O software te ajuda, por exemplo, a reunir dados sobre mensagens antigas e descobrir o melhor momento para contatar um cliente. É possível optar por uma versão para celulares Blackberry também.