São Paulo – É importante que o empreendedor use algumas ferramentas para auxiliar na administração da empresa, independente do porte. Além de antecipar problemas financeiros ou uma falta no estoque, por exemplo, algumas planilhas são essenciais para o planejamento estratégico do negócio.

“Há planilhas mais robustas, mas a sugestão é que o empresário elabore as próprias planilhas só para que ele possa introduzir um hábito de fazer esse tipo de controle e se organizar melhor”, explica João Bonomo, professor de empreendedorismo do Ibmec Minas Gerais.

Com o auxílio de algumas planilhas é possível diminuir a exposição da empresa a riscos. “O que a gente vê na pratica é que a maioria das empresas não tem controle nenhum do que está acontecendo”, afirma Tales Andreassi, coordenador do Programa 10.000 Mulheres da Escola de Administração de Empresas da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP). Veja abaixo as planilhas essenciais para gerenciar a sua pequena empresa.

1. Planilha de vendas

Existem softwares pagos que são especializados para realizar esse tipo de controle, entretanto o pequeno empresário pode criar a sua própria planilha comercial. “Assim você pode descobrir a sazonalidade do seu negócio”, afirma Andreassi. Para montar a planilha, esta deve ter colunas com o número de venda, a data, o valor da venda, número de itens e o nome do vendedor. 

“A simples anotação de cada venda proporcionará ao empresário alguns números importantes sobre seu negócio: número de vendas totais realizadas no período, número de vendas por vendedor, valor total de venda por período, valor de venda por vendedor, volume de itens vendidos por vendedor, ticket médio no período, ticket médio por vendedor, preço médio e preço médio por vendedor”, explica Mauricio Galhardo, sócio-diretor e especialista financeiro da Praxis Business. Veja aqui um modelo feito pelo especialista. 

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2. Controle de caixa

Uma das razões que levam uma empresa à falência é o fluxo de caixa negativo do negócio. Por isso, é importante que o empresário faça um lançamento diário de entradas e saídas financeiras. “Fazer a conciliação bancária frequentemente permitirá ao empresário saber quanto terá em caixa (saldo em dinheiro) em datas futuras”, explica Galhardo. 

Para que a planilha fique mais completa, a primeira coluna deve apresentar custos fixos como despesas pessoais e administrativas (luz, água, telefones, internet), salários dos sócios, ocupação, entre outros. O modelo que pode ser baixado aqui é um fluxo de caixa mensal feito por Galhardo, mas é possível fazer um quinzenal ou semanal, mudando apenas as colunas de registro.

3. Planilha para os funcionários

Para que o empreendedor possa reunir informações para avaliar melhor a sua equipe, há vários tipos de planilhas que podem ser feitas. Por exemplo, uma coluna que liste as metas para cada setor ou funcionário e a outra com o resultado obtido.

Para Andreassi, dessa maneira é possível identificar problemas como uma queda de vendas acentuada de determinado funcionário, por exemplo.

4. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Para saber se a sua empresa está dando lucro ou prejuízo, essa planilha deve constar o valor da receita bruta, os custos variáveis como impostos, comissões, royalties, margem de contribuição (faturamento menos os custos variáveis) e custos fixos como gastos ocupacionais e administrativos. 

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Neste modelo, feito por Galhardo, além dos valores, há as porcentagens de cada custo. Dessa maneira o empreendedor pode avaliar o resultado do mês.

5. Controle de compras e estoque

Dependendo do porte da empresa, o controle do estoque pode demandar um software específico para controle. Mas, é indispensável que haja uma preocupação para a análise dessa área.

A planilha deve conter indicadores como pedidos, pedidos cancelados, status de entrega, o número que consta em estoque e vendas. Por meio dessas informações é possível analisar o estoque médio e identificar as oportunidades para aumentar suas vendas.

6. Controle de pagamentos e recebimentos

Esta planilha é importante para observar como será a situação do negócio nos próximos meses ou ano. Para Bonomo, com as informações dessa planilha é possível avaliar em qual mês a empresa terá um "fôlego" e mais dinheiro no caixa. 

O objetivo é ter uma previsão de quanto dinheiro vai entrar no caixa e quanto custará o pagamento das despesas, sejam elas variáveis ou fixas. Os recebimentos devem ser separados de acordo com a data da entrada, por isso os pagamentos feitos com cartões de créditos devem ser contabilizados quando a empresa receber e não quando a compra for feita.