São Paulo - Nós sabemos que a sua vida de empreendedor não é nada fácil. Principalmente se você estiver no início de um empreendimento, quando é mais comum que tenha de se ocupar com as inúmeras atividades que fazem parte a gestão empresarial. E entre estas atividades, está uma que é importantíssima: controle das contas a pagar.

Assumir este controle é fundamental para que você gerencie melhor o seu capital – e, em consequência, seus negócios. Afinal, nunca é demais repetir que a sobrevivência da sua empresa passa necessariamente pela boa gestão financeira; e que, nesse sentido, organizar e honrar as contas a pagar é uma atividade nada menos do que obrigatória.

Senão, olhe para os casos de falências que todos os dias pipocam aqui e ali. Pode procurar nos balanços, nos relatórios destas empresas: você muito provavelmente vai encontrar pagamentos atrasados, que implicam multas e juros que, ao se acumularem, serão extremamente prejudiciais para a saúde financeira destes negócios.

Porém, de acordo com o que temos observado, isto não é exclusividade de empresas já estabelecidas: novos empreendedores também encontram muitas dificuldades no momento de gerenciar estas questões.

Pensando nisso, resolvemos produzir um artigo com várias dicas práticas, que podem ser extremamente úteis para a gestão de suas contas a pagar – independentemente do tamanho ou do perfil da sua empresa.

1. Antes de mais nada: controle é igual a registro

Ter total controle dos compromissos que você assumiu significa que nenhum custo – nenhum mesmo, fixo ou variável, por mais insignificante que pareça – deve ficar de fora do seu radar (vulgo planilha financeira). Só lembrando: custos fixos são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefones, folha de pagamento, etc. E os custos variáveis são aquelas despesas não recorrentes, que não se repetem a cada mês.

Seja como for, absolutamente todas as contas a pagar devem constar dessa planilha, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento, para que você tenha sempre a dimensão exata das contas da sua empresa. Renovou os computadores? Registre. Trocou o galão de água? Registre também.

Por meio deste controle, você vai monitorar as contas a serem pagas, além de quando e como. E se mesmo assim algum atraso persistir, há sempre a possibilidade de negociar os prazos com seus fornecedores, o que pode eliminar o temível risco de multas e juros.

2. Nunca misture seus gastos pessoais e empresariais

Esta dica vale para um hábito recorrente entre empreendedores, mas que pode trazer sérios problemas para os resultados finais. Procure nunca, sob nenhuma circunstância, utilizar o dinheiro da empresa para quitar contas estritamente pessoais – o que também vai ajudar na hora da declaração do Imposto de Renda, uma vez que é bem mais fácil separar rendimentos de pessoa física e jurídica. O inverso também vale: evite pagar contas da empresa com o seu dinheiro, o que poderia complicar seu fluxo de caixa.

3. Planilhas separadas, contas idem

Para colocar em prática a questão acima, o ideal é já separar todos estes gastos em duas planilhas – uma para sua empresa, outra para você mesmo. E também mantenha duas contas bancárias diferentes: uma para Pessoa Física, outra para Pessoa Jurídica. Desta forma, fica muito mais fácil controlar os pagamentos de clientes e de fornecedores.

4. Não se esqueça: organização é tudo

Você jamais terá o controle total das suas contas a pagar se não conseguir se organizar. É preciso conhecer sua empresa em detalhes, tintim por tintim – o fluxo de caixa, cada um dos serviços contratados, as curvas de venda de produtos e tudo o que disser respeito à saúde financeira do seu negócio. Ter conhecimento disso vai te ajudar, inclusive, a traçar estratégias fundamentais, como de redução de custos, por exemplo.

Se, por outro lado, você está iniciando um empreendimento e jamais ouviu falar em planilhas financeiras, não tema; o próximo item vai te ajudar.

5. Certo. Mas como controlo minhas contas na prática?

Existem inúmeras formas de colocar suas contas a pagar em ordem. Neste caso, colocar em ordem geralmente significa colocar em uma planilha: e é por isso que o Excel continua a ser, ainda hoje, uma ferramenta das mais eficazes. Porém, se você não tem tanta familiaridade com o software, não se preocupe: há diversos programas de gestão financeira com preços bastante acessíveis e pacotes elaborados para diferentes perfis e tamanhos de empresas – inclusive em versões gratuitas. Estes são alguns deles:

ContaAzul: é mais para pequenas e médias empresas. Oferece controle financeiro, controle de estoque integrado às vendas, integração bancária, emissão de notas fiscais, além de relatórios gerenciais.

Bling: oferece caixa que registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados cronologicamente. Por meio dele, você também consegue controlar as contas bancárias.

Nibo: centraliza todas as contas a pagar e receber em um só lugar, com boletos e comprovantes totalmente anexados para que você se organize melhor.

Também há várias ferramentas de gestão totalmente gratuitas – como estas aqui:

Planilha de fluxo de caixa: este é um modelo em PDF criado pelo Sebrae para ajudar empreendedores a administrar seus pagamentos.

Controle de contas a pagar: nesta página explicativa, também elaborada pelo Sebrae, você encontra um passo a passo de como implantar um controle eficiente das contas a pagar.

Planilhas diversas: nesta página do GuiaBolso você encontra quatro modelos de planilhas de custos para download grátis. Saiba mais sobre ferramentas neste outro artigo.