São Paulo – A maioria dos empreendedores adoraria que o dia tivesse ao menos 30 horas. Com um tempo a mais, seria quase possível resolver todas as tarefas que a pequena empresa demanda. Geralmente com poucos funcionários, esses negócios consomem quase toda a agenda dos empresários, que cumprem a função de vendas, marketing, RH e financeiro ao mesmo tempo.

Com a semana começando, muita gente promete fazer diferente do passado. Fazer o que tem que ser feito durante a semana ou o mês é possível, desde que o empreendedor organize melhor suas tarefas e dedique algum momento do mês a ser mais estratégico do que operacional. Veja as dicas dos especialistas abaixo.

1. Seja menos operacional

Pensar o negócio de forma estratégica é o que os especialistas chamam de tempo nobre. “São as ações que ele vai fazer hoje que vão garantir o crescimento futuro, a sustentabilidade da empresa”, explica Andrea Piscitelli, consultora de estratégia humana e professora do MBA da FIA.

Geralmente, estas atividades devem consumir até 40% do tempo do empreendedor no mês. Sem essas tarefas, ele vira um gerente caro da empresa ao invés de um gestor com liderança estratégica. “Tire o máximo do operacional e delegue para a equipe”, ensina Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e produtividade.

2. Deixe folgas na agenda

Nunca ocupe todos os horários do dia com reuniões ou tarefas. “Ele tem que fazer bloqueios preventivos na agenda, para se dedicar ao futuro estratégico e ao autodesenvolvimento”, ensina Andrea. Além disso, é importante priorizar as atividades mais custosas para a parte do dia em que há mais disposição. “No geral, o brasileiro é mais produtivo de manhã. Prioriza o que é mais chato e vai ter mais disposição para fazer”, indica Barbosa.

Se a agenda estiver abarrotada, comece fazendo um corte de 30%. Reuniões desnecessárias, microgerenciamento e tarefas que podem ser delegadas são as primeiras coisas a serem tiradas da agenda.

3. Calcule o tempo perdido

Além de deixar espaços vagos na agenda, faça um cálculo do tempo que pode ser perdido, o chamado tempo pobre. “São tarefas urgentes para o resultado atual, mas não importantes para a sustentação futura. Você acaba virando um membro operacional da sua própria empresa”, diz Andrea.

Se participar de reuniões externas, diminua a carga de tarefas daquele dia. “Uma reunião pode consumir uma energia grande e tem que contar deslocamentos e este consumo de energia pessoal”, define Barbosa.

4. Evite listas diárias

Não faça listas de tarefas apenas para o dia. Preveja, sempre que possível, de três dias a uma semana no futuro. “Se a pessoa faz só o planejamento do dia, ela aumenta o volume de urgências. Planeje três dias para frente. Não é só fazer uma lista de tarefas, é uma lista de estratégias, para serem feitas ao longo do dia”, ensina Barbosa.

Essa técnica ajuda também a prever urgências e saber lidar com elas. A melhor forma é não correr para resolver tudo sozinho. “O empreendedor acaba vinculando a resolução da urgência a sua imagem e ele fica travado, vira escravo do negócio. Compartilhe a autonomia e os desafios com a equipe”, diz Andrea.