São Paulo – Contratar funcionários, atualizar as finanças do negócio, pesquisar sobre as tendências do mercado. A lista de tarefas de um empreendedor é quase interminável. Por isso, existem atividades que deveriam ser repassadas para que ele possa pensar estrategicamente sobre a empresa.

Joaquim Xavier, gerente do Sebrae-SP, recomenda que todo pequeno empresário pense no curto, médio e longo prazo. “A falta de planejamento gera desorganização”, resume. “Quando você não tem um planejamento, qualquer tarefa entra na agenda. O que não foi pensado antes vira uma distração”, completa Marcelo Minutti, especialista em Marketing e Inovação e professor do Ibmec/DF.

Um dos erros que empreendedores cometem é achar que precisam estar na pequena empresa ou startup o tempo todo. Para Luiz Arnaldo Biagio, professor da BSP – Business School São Paulo, qualquer negócio tem que funcionar mesmo sem o empresário presente. “Mas, o empreendedor acha que sem ele a empresa não consegue sobreviver”, diz. Veja algumas atitudes que contribuem para a falta de produtividade de um pequeno empresário.

1. Apagar incêndios

Empreendedor não deveria adiar problemas que só ele pode resolver para tratar de outros que poderiam ser solucionados pela equipe. Para Minutti, o acúmulo de atividades é inevitável e o empresário não consegue nem resolver tarefas rápidas como responder um e-mail ou atender um fornecedor.

A primeira recomendação é compreender que ele precisa equilibrar a micro e macro gestão do seu negócio. Ajuda ter uma lista de tarefas, criar um manual para eventuais imprevistos e nomear responsáveis.

2. Depender da memória

Agendas, aplicativos de gestão de tempo, lembretes. Existem inúmeras ferramentas que podem auxiliar o empresário na tarefa de não se esquecer de nada. "Você fica dependendo de você e acaba ocupando mais tempo do que deveria”, explica Minutti.

Para não depender da memória nas tarefas do dia a dia, é preciso mapear os processos que você está acostumado a realizar e documentar os principais passos. Dessa maneira, fica mais fácil instruir quem for realizar aquela atividade no seu lugar.

3. Colocar a mão na massa em tudo

Aqueles empresários que se preocupam com todos os detalhes e etapas do processo de um produto ou serviço acabam não tendo tempo para avaliar a qualidade ou pesquisar como melhorar a experiência do consumidor, por exemplo.

Para Biagio, na medida em que a empresa cresce ele não precisa ser uma pessoa voltada totalmente para o operacional e sim para o estratégico. “Delegue as tarefas operacionais como conferência de estoque e recebimento de matéria-prima e treine alguém que possa te ajudar”, completa Xavier.

4. Ficar muito tempo na empresa

Começar o trabalho sem ter hora para acabar é um lema que muitos pequenos empresários seguem e acreditam que essa é a melhor maneira. “Trabalhar muito não quer dizer que você está sendo produtivo e eficaz. O ideal é trabalhar com foco e tomar as decisões corretas”, afirma Minutti.

Por isso, o planejamento é indispensável para que o empreendedor possa sair para encontros de relacionamento com clientes ou de férias.