A rotina das empresas passa por certos momentos que valem uma análise mais aprofundada. Assim que você arquiva alguns relatórios de despesas no trabalho, por exemplo, algumas coisas ficam claras.

Primeiro: o software de gerenciamento de despesas é projetado e vendido para departamentos financeiros para manter os gastos dos funcionários em linha.

Segundo: muitas das pessoas que aprovam seus relatórios de despesas acham que se o processo for muito ruim você não enviará tantas despesas novamente.

Geoff Charles, vice-presidente de produtos da Ramp, que fabrica software de relatórios, disse que os executivos financeiros lhe falaram que gostavam de fazer as pessoas passarem por obstáculos, de acordo com reportagem do The New York Times.

Mesmo assim, muitas pessoas sonham com o dia em que os relatórios de despesas simplesmente "aconteçam": você gasta dinheiro no trabalho, o software inicia um relatório automaticamente e a aprovação ocorre sem que nunca o toquemos. A boa notícia é que as empresas de software compartilham esse sonho.

Mal necessário

Segundo reportagem do NYT, os relatórios de despesas são um mal necessário. As leis de valores mobiliários exigem uma certa quantidade de relatórios financeiros para empresas públicas, e rastrear o que uma empresa gasta faz parte disso. As leis tributárias também são importantes, pois certos itens são dedutíveis em taxas diferentes.

E por mais que os empregadores possam confiar nos bons funcionários, alguns cometem deslizes feios, como aquele da Meta demitido após usar indevidamente o valor oferecido pela empresa para utilizar com alimentação.

Startups como Navan e Ramp  visam produzir relatórios de despesas em torno de controles que os empregadores podem colocar em prática, como restrição daquilo que você compra, a forma como compra etc.

As empresas que fazem software de gerenciamento de despesas estão treinando robôs para pegar um item da fatura do cartão e colocá-lo em um relatório de despesas. E também para pegar recibos da sua caixa de entrada de e-mail ou diretamente de empresas como a Uber.