Uma pequena frota de Fiat 500 percorre as estradas estreitas e sinuosas da Toscana. Houve um assalto, e um esquadrão de detetives está correndo para pegar os culpados e resgatar dois inocentes prisioneiros.

Embora pareça uma cena de filme, foi parte de um elaborado exercício de formação de equipe para a empresa de streaming de vídeo Plex Inc. De fato, a atividade foi inspirada no filme “O Golpe Italiano” e foi a peça central do evento de cinco dias da Plex no centro da Itália.

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Bem-vindos ao mais recente formato de seminário empresarial. Os eventos estão se tornando mais populares na era do trabalho remoto, à medida que organizações procuram maneiras de promover a camaradagem e reforçar a cultura corporativa entre os funcionários que não conseguem se conectar regularmente no escritório.

Acabaram-se os discursos sérios, os salões de baile dos hotéis e os enormes centros de conferências que antes se destacavam nesses eventos. Os itinerários agora normalmente envolvem muito tempo não estruturado com colegas em locais incomuns com atividades como gincanas e corridas com barcos-dragão.

“Cada CEO com quem converso me diz que há um brilho após o retiro”, diz Sean Hoff, fundador da empresa de planejamento de eventos corporativos Moniker Partners, com sede em Toronto. Hoff diz que viu as consultas para essas viagens aumentarem cinco vezes em relação ao período anterior à pandemia.

Viagens com funcionários são muito caras, chegando até US$ 1.000 por pessoa, por noite. E o retorno sobre o investimento é difícil de se medir, além da intuição dos executivos e pesquisas pós-viagem.

Para a Plex, com sede em Los Gatos, na Califórnia, que tem uma força de trabalho remota desde sua criação em 2009, os eventos são um dos investimentos mais importantes da empresa e cruciais para seu sucesso, diz Scott Olechowski, diretor de produtos e cofundador. (O evento na Toscana em 2016 foi um dos muitos que a empresa organizou.)

Aqui estão cinco dicas para evitar armadilhas e aproveitar ao máximo esses encontros empresariais.

Planejar com muita antecedência

Como qualquer viajante recente pode atestar, aeroportos estão movimentados e hotéis precisam ser reservados com antecedência. A oferta é escassa para locais que conseguem acomodar mais de 50 participantes – tamanho de grupo típico para uma equipe de empresa ou toda a força de trabalho de uma startup.

Mathew MacDonell, diretor executivo da Offsite Co., uma empresa com sede em Charleston, Carolina do Sul, mas com uma equipe totalmente remota, recomenda planejar com pelo menos seis meses de antecedência o que pode ser semelhante a uma celebração de casamento de cinco dias. A primavera e o outono são as melhores épocas do ano para evitar conflitos com viagens de verão em família e férias de inverno.

Mapear as metas

Determine o que você e sua equipe desejam obter com a viagem. Para MacDonell, tudo se resume a duas coisas. “A primeira é criar uma experiência em que todos os funcionários voltem para casa, sentindo-se mais inspirados e conectados à visão da empresa”, diz ele.

“A segunda é sentir que eles têm uma conexão humana real com oito pessoas que antes eles não conheciam.” Dan Corkill, CEO da Follow Up Boss, com sede em Austin, uma plataforma de marketing para agentes imobiliários, planejou um retiro na capital do Texas para comemorar a conquista de 15.000 clientes pela empresa e também delinear a estratégia para o futuro. No evento, ele intercalava sessões de trabalho com atividades de diversão, como cavalgadas e karaokê.

Localização, Localização, Localização

Embora a perspectiva de uma viagem patrocinada pela empresa para a Suíça ou Grécia possa parecer tentadora, viajar internacionalmente é complicado. “Nos últimos dois anos, muitas pessoas deixaram seus passaportes expirarem e não se deram conta disso”, diz Hoff.

Mesmo que os países abandonem os requisitos obrigatórios de teste Covid-19 para entrada, os visitantes ainda podem precisar de vistos de trabalho. E com ondas de casos de Covid ainda ocorrendo de forma imprevisível, há um risco aumentado de os funcionários ficarem doentes no exterior.

As viagens domésticas são uma opção mais simples. Dentro dos EUA, os destinos preferidos incluem Lake Tahoe, Denver, Austin e Hudson Valley em Nova York.

Escolha sua faixa de preço

Como em qualquer viagem, decida desde o início quanto quer gastar. Camp Navarro, um local para esse tipo de evento no condado de Mendocino, Califórnia, e popular entre empresas do Vale do Silício, como o Google, da Alphabet, custa US$ 250 por pessoa por noite.

Uma viagem internacional incluindo voos, estadia e atividades pode facilmente chegar a US$ 1.000 por pessoa por noite, de acordo com Hoff. Isso se traduz em mais de US$ 300.000 para um encontro de quatro noites para 75 funcionários.

Atividades exóticas, como uma sala de fuga personalizada, discurso de celebridades ou uma festa temática para o Dia de los Muertos no México, aumentam o custo.

Potenciais Armadilhas

Os organizadores recomendam estabelecer diretrizes claras e firmes sobre o comportamento. Os funcionários podem ficar tentados a se soltar em um país estrangeiro ou em um acampamento remoto, mas um retiro corporativo ainda é um evento de trabalho.

“Temos um código de conduta que diz 'Você é um representante da empresa enquanto estamos nesses eventos e deve agir com respeito'”, diz Alyssa Welch, especialista em pessoas e cultura da plataforma de mensagens Customer, baseada em Portland, no Oregon, que possui uma equipe remota distribuída globalmente.

Welch retornou recentemente de uma viagem da empresa a Atenas. Dica profissional de MacDonell: não abra o vinho antes do jantar. Hoff ecoa esse sentimento, com um aviso: “As pessoas não são promovidas em encontros da empresa”, diz ele. “Você só conseguirá ser rebaixado.”

Tradução de Anna Maria Dalle Luche.

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