Este mês de março marcou um ano desde quando a OMS decretou que o mundo vivia uma pandemia. Além da doença em si e de todos os desdobramentos clínicos, sanitários, econômicos e sociológicos, uma das consequências desse momento foi a necessidade que as pessoas tiveram de reaprender muitas de suas atividades.

Organizar melhor suas rotinas e fazer uma gestão mais efetiva das agendas foi uma dessas grandes mudanças. Com mais gente trabalhando de casa, a quantidade e o perfil de reuniões mudou, e saber ser produtivo neste cenário se tornou um desafio.

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Nesse cenário, abraçar ferramentas e métodos que proporcionem uma melhor gestão do tempo se tornou mandatório tanto para ter alta performance quanto para equilibrar vida pessoal e profissional.  

Opções deste tipo não faltam. Dos aplicativos mais simples para criação de listas de tarefas (como o Todoist) aos métodos mais complexos para a organização de rotinas (como o GTD, criado por David Allen no final dos anos 1990), ou até uma adaptação de Scrum ou Kanban em nível individual.

Mais do que ferramentas

Mais do que uma ou outra técnica, o que faz a diferença quando buscamos formas de melhorar nossa abordagem quanto à gestão do tempo é desenvolver um modelo mental que, de fato, se adapte a este objetivo.

No início do ano comentei aqui na coluna o quanto acredito que os fundamentos do Lean, a metodologia nascida nas fábricas da Toyota e depois adaptada para os escritórios de startups e gigantes, podem se transformar em uma abordagem que impacte também a nossa rotina pessoal.

Conceitos como sonhar grande, mas começar pequeno e escalar rápido e o desenvolvimento de projetos com base em ciclos rápidos de feedback e aprendizado são abordagens criadas para garantir um uso racional de recursos - não só os materiais e financeiros, mas também o mais valioso de todos: o nosso tempo

Quanto mais operamos seguindo os preceitos do Lean, mais vemos que ele vai muito além de uma metodologia de gestão de projetos. É na verdade uma filosofia de vida, que pode nos ensinar muito sobre fazer mais - e melhor -, com foco naquilo que precisa ser feito de fato.

Três perguntas que podem mudar o seu dia

O impacto das metodologias ágeis em um melhor uso do tempo e aumento da produtividade são tão grandes que até mesmo aquelas criadas como abordagens para organizar melhor as atividades de um grupo de profissionais podem ser adaptadas para sua rotina pessoal.

É o caso do Scrum. Nascido para gerir projetos de times de desenvolvimento de software, nos últimos anos este método foi ganhando outras áreas das empresas (do marketing ao RH) e se tornou uma das competências mais desejadas pelas organizações na hora de atrair novos talentos.

Mas assim como o Scrum se adaptou às rotinas de times com dinâmicas diferentes das áreas de tecnologia (se quiser se aprofundar no tema, conheça o Transformação Ágil, que explica como os métodos ágeis podem transformar os mais diversos setores, negócios e carreiras), a metodologia também pode ser adaptada para melhorar a sua produtividade e organização pessoais.

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Eu mesmo passei por isso. Meus primeiros contatos com as rotinas do Scrum foram quando eu estava começando a desenhar o departamento de marketing da ACE e ainda não contava com um time para me apoiar (na época, eu me chamava de “euquipe” de marketing).

Conhecer as rotinas do sprint (do planejamento à revisão de tudo o que foi feito) me ajudou a ganhar muita clareza sobre o tempo que eu gastava com cada projeto e o grau de esforço que dedicava a eles.

Mas entre todas as rotinas e rituais desta metodologia, a que mais me ajudou a ter uma melhor gestão do meu próprio tempo foram as daily meetings. Não que eu fizesse reuniões sozinho, mas usar o mesmo racional desta reunião para organizar as minhas tarefas foi fundamental para terminar a maioria dos dias com sensação de dever cumprido.

A daily meeting é um ritual bastante simples. Nele, cada membro do time deve apresentar aos demais, de forma bem breve, a resposta para três questões:

• O que eu fiz ontem para ajudar o time a bater a meta?
• O que eu vou fazer hoje para ajudar o time a bater a meta?
• Quais são as pedras e desafios que eu tenho no meu caminho para entregar as próximas tarefas?

Quando estamos em equipe, a daily meeting é uma arma importante para fazermos repriorizações (muitas vezes você descobre que pode ajudar um colega com determinada missão se mudar a ordem com que vai executar suas tarefas) e para que todos estejam sempre na mesma página.

Basicamente, o trio de perguntas também garante a resposta para a seguinte indagação: “como posso ter o maior impacto com o meu tempo?”

Se o seu time ainda não abraçou as metodologias ágeis, porém, não desista da daily meeting. Ao revisar suas tarefas do dia anterior, planejar as missões do dia atual e analisar se há algum problema pela frente, você para de ter aquela sensação de que poderia estar fazendo algo mais proveitoso ou que traria maior impacto para a empresa ou para o projeto.

Essa atividade de revisar e planejar o dia faz parte de várias dinâmicas de gestão de tempo. Você pode (e deve, na verdade) adaptá-la para fazer sentido na sua realidade. O importante é ganhar esse hábito e acompanhar de perto o impacto que ele pode ter na sua jornada por um uso melhor do seu tempo.

Este talvez seja o primeiro passo para que você se torne uma pessoa mais produtiva e ganhe horas de vida para investir naquelas atividades que te dão mais prazer. Para ter uma boa ajuda nesse início - ou para dar os próximos passos - não deixe de fazer as aulas do curso Gestão do Tempo e Produtividade.