Cerca de 4700 milhas separam as cidades de São Paulo e Nova York. Uma pessoa comum normalmente percorre essa distância em quase nove horas a bordo de um avião comercial. Mas, ultimamente, o mesmo trajeto vem sendo cumprido em apenas alguns minutos. Responsável pela mágica: a videoconferência. Com o terrorismo de 11 de setembro, evitar viagens, de uma forma velada ou aberta, virou rotina. A videoconferência, a saída óbvia. Felizmente, nunca foi tão fácil conectar um equipamento a uma linha telefônica de alta velocidade.

Até pouco tempo atrás, aderia-se a videoconferências basicamente por economia de tempo e dinheiro. Agora, a razão fundamental é outra: segurança. A utilização dos equipamentos explodiu nas últimas semanas. A partir da segunda quinzena de setembro, as viagens internacionais de negócios caíram 20%, segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens. As de turismo tiveram um desempenho ainda pior, despencando 40%. No mesmo período, segundo as empresas que prestam serviços de videoconferência, a procura por equipamentos e salas cresceu... 200%. "A videoconferência é a solução para driblar os problemas de deslocamento e o medo de avião", diz José Luiz Rossi, diretor da PricewaterhouseCoopers e heavy user das conferências a distância. "E não há indícios de que o movimento vá diminuir tão cedo, sobretudo nas reuniões com os EUA."

Em termos de tecnologia, a melhoria dos equipamentos para reuniões a distância ajuda a azeitar a aceitação da videoconferência. 600 milhões de dólares devem girar este ano neste mercado em todo o mundo, num salto de 40% em relação ao ano passado, segundo a consultoria americana Wainhouse Research. Hoje em dia não é mais preciso engolir imagens com baixa resolução, movimentos descontínuos e sons truncados, antes muito freqüentes na maioria das sessões (que, cá entre nós, mais pareciam precárias apresentações de slides). Atualmente é possível ficar face a face com um colega de trabalho do outro canto do planeta com uma conexão ISDN (Integrated Services Digital Network) de até 512 Kbps, imagens com quase 30 quadros por segundo (velocidade ideal para que o espectador não veja movimentos com atraso) e um delay sonoro inferior a 1 segundo. "Só vê imagens engasgadas quem se conecta a 56 Kbps. Uso conexões de alta velocidade há tempos e não há grandes problemas", diz Alex Yoo, CEO da prestadora de serviços de internet inIT. "O aumento da oferta de banda foi decisivo para a videoconferência", reforça Mauro Koraicho, presidente da HQ, que possui 300 salas para conferência a distância em todo o Brasil. Como a maior velocidade deu muito mais qualidade à videoconferência, entrou-se num ciclo virtuoso: à medida que a adesão aumentava, a economia de escala fazia os preços do hardware e do software caírem. Um equipamento profissional básico, formado por um codec (codificador/decodificador) com câmera e placa de som, entrada para periféricos (como gravador de cd e digitalizador de documentos) e sistema operacional específico custa hoje cerca de 15 mil dólares - quatro vezes menos que há dois anos.

Se há muitos novatos aderindo hoje à videoconferência, há também veteranos na praça. A IBM, por exemplo, substituiu parte das viagens internacionais por reuniões a distância há mais de cinco anos. Recentemente, a companhia fez o upgrade de um equipamento ponto-a-ponto (que permitia sessões entre duas localidades) para uma máquina multiponto, com capacidade para interligar quatro localidades ao mesmo tempo via ISDN de 128 Kbps. "A taxa de ocupação de nossas salas é de 90%", afirma Cláudio Schlesinger, diretor da Big Blue no país. "Os 600 gerentes e pelo menos 45% dos funcionários da IBM Brasil já utilizaram a videoconferência pelo menos uma vez", diz ele. BCP, Votorantim, OptiGlobe e Fiat também utilizam equipamentos internamente. A OptiGlobe aproveita a estrutura de data center para trocar o avião pelas câmeras. "Fazemos pelo menos duas conferências por dia", diz o presidente da empresa, Luiz Eduardo Baptista. Ele se tornou um usuário tão desembaraçado dessa tecnologia que pode até dar aulas de etiqueta na matéria. "É incrível como algumas pessoas têm um comportamento absolutamente ridículo na frente da webcam", diz ele. "Ficam congeladas, como se fossem marionetes, com medo de rir ou ajeitar o cabelo. É engraçadíssimo." Quem opta por um equipamento próprio deve possuir um link direto com uma operadora de telefonia para obter bons resultados (o link da IBM, por exemplo, é feito com a Embratel). É o caso da Progress, que utiliza o link Datafone 64, da Telefônica Empresas, para realizar conferências com a matriz em Bedford (EUA). Em uso há um ano, a solução reduziu em 25% a verba de viagens. Há também a opção de alugar salas específicas. Na HQ, o aluguel de um espaço para 50 pessoas custa 350 reais por hora, fora os custos de conexão, que variam de 100 reais (128 Kbps) a 500 reais (512 Kbps) por hora. Isso significa que uma conferência de três horas entre São Paulo e Nova York pode custar 2550 reais.

O próximo passo da tecnologia de videoconferência será a conexão via IP multiponto, que deve chegar ao mercado em 2002. A partir daí, espera-se que a videoconferência prospere graças a seus méritos intrínsecos, e não pelo medo criado por atentados terroristas. "É uma cultura que não volta atrás", diz Luiz Sales, da Seal, maior fornecedora de equipamentos do Brasil. "Depois que conhece a videoconferência, o profissional não a troca por uma viagem", diz. É esperar para ver se ele realmente tem razão.

P2P longe do avião
Tudo vale para evitar as viagens - não só as videoconferências. Entre as saídas mais comuns estão os softwares de mensagens instantâneas, chats colaborativos e tecnologias de compartilhamento de arquivos. Uma das novidades mais quentes é o Groove, software para trabalho em grupo e comunicação que pode funcionar ao estilo peer-to-peer (P2P), sem servidor central. O Groove cria ambientes virtuais de trabalho compartilhado, permitindo que projetos sejam discutidos num espaço apropriado para troca de arquivos e fotos. Outra opção é o ICQ Groupware, que pode ser instalado em redes locais. Os usuários da ferramenta podem participar de chats em grupo, enviar mensagens online e offline e transferir arquivos. Construir salas de chat dentro da intranet também é um recurso cada vez mais usado em companhias como HP e Cisco. Socorro!

Me dá a webcam!
A matriz chamou? Quer sua presença lá imediatamente, a 5 mil milhas de distância, e você só consegue pensar no Bin Laden? Se sua empresa não tem um esquema de videoconferência, não vai dar tempo de convencer ninguém a comprar um só para salvar você da viagem. A solução é montar seu próprio kit pessoal, num esquema amador e barato, e tentar convencer o pessoal do outro lado do mundo que, na base da webcam, vai dar na mesma. O kit básico: uma webcam comum (uma boa opção é a WebCam Go, da Creative, 499 reais) e uma placa de som (experimente a SoundBlaster 16 Wave, 179 reais). Se a conexão à internet for rápida, melhor ainda. Mesmo em banda estreita a coisa pode funcionar - e ainda render boas risadas por causa da precariedade da imagem. Do lado da matriz, uma webcam qualquer resolve o problema. O preço da nossa solução é 678 reais, fora a conexão. Para rodar sua videoconferência, experimente baixar de graça o PhoneFree (www.phonefree.com), um serviço de comunicação de voz e vídeo pela web. Assim dá para escapar de uma ou outra viagem por um tempo. Mas esta não é uma solução profissional. Para se garantir a longo prazo, o negócio é convencer sua empresa a pôr dinheiro num sistema pra valer.

Veja o chefe sem voar
Há uma penca de tecnologias que ajudam você a ficar no mesmo lugar e interagir a distância confortavelmente com seu chefe, seus colegas, seus clientes ou quem quer que seja. Uma das mais utilizadas é o webcast, que serve para transmitir informações via internet ou intranet e não tem número limitado de participantes. A diferença em relação à videoconferência tradicional é que somente uma pessoa, o mediador da apresentação, tem sua imagem capturada por uma webcam. A comunicação por voz é feita por telefone comum, numa mistura de vídeo com teleconferência.

Na EMC, o webcast é utilizado principalmente para treinamento e apresentação de produtos. "Usamos a tecnologia para quase tudo", diz João Carlos Lopes, diretor da companhia. "Eu mesmo utilizo a sala de webcast pelo menos duas vezes por semana." Outra tecnologia muito utilizada é a webconference. Trata-se de uma variação da videoconferência tradicional que, como o próprio nome diz, rola 100% pela internet. É o caso do iNetMeeting, solução da inIT que permite conferências com até dez pessoas ao mesmo tempo. Além da transmissão de imagens de todos os participantes, o sistema permite que os usuários utilizem apresentações em PowerPoint para incrementar a reunião. Um compactador garante delay inferior a dois segundos. O único problema é que uma conexão de alta velocidade é absolutamente necessária.

Banda estreita, nem pensar!