Enviar um e-mail de trabalho pode parecer uma tarefa simples, mas, de acordo com Jackie Cuevas, especialista em Recursos Humanos, é importante ter cautela com o conteúdo que compartilhamos no ambiente corporativo. Certas informações e palavras podem gerar problemas inesperados, desde riscos de segurança até investigações desnecessárias pelo RH. Abaixo, confira três tipos de conteúdo que, segundo Cuevas, devem ser evitados em comunicações por e-mail no trabalho. As informações são da Business Insider.

• Informações pessoais

Evite incluir dados pessoais em e-mails de trabalho, como seu número de seguro social, informações de cartão de crédito ou dados bancários. Mesmo em situações que podem parecer inofensivas, como enviar informações para dividir uma despesa com um colega, é mais seguro compartilhar esses dados pessoalmente ou através de plataformas seguras da empresa, como o Adobe com autenticação de dois fatores.

Além disso, cuidado com e-mails de phishing e redes WiFi inseguras, que aumentam o risco de hackers interceptarem seus dados. Mantenha a confidencialidade das informações e prefira ligar diretamente para compartilhar algo sensível.

• Palavras sensíveis

Palavras como "assédio", "bullying" e "ofensa" devem ser usadas com cautela, pois podem desencadear uma investigação de RH, mesmo quando não é sua intenção. Essas palavras-chave são interpretadas como sérias e podem desencadear investigações que talvez não sejam necessárias ou planejadas.

Ao enfrentar uma questão delicada, avalie se o problema pode ser resolvido com uma conversa direta com o colega ou um diálogo com seu supervisor antes de recorrer ao RH. Use essas palavras apenas quando realmente for necessário um escalonamento.

• Conteúdo que você não gostaria que a empresa visse

E-mails e mensagens enviados no Slack ou Zoom são acessíveis à empresa. Embora o acesso a essas mensagens nem sempre tenha o objetivo de monitorar o funcionário, ele é utilizado quando necessário, como em investigações internas. Além disso, o famoso "responder a todos" por engano pode ser desastroso.

Comentários pessoais ou negativos sobre colegas e reuniões podem ser facilmente registrados e até usados contra você. Mesmo ao apagar mensagens, o conteúdo pode ser recuperado pelo TI em caso de investigação. Para compromissos pessoais, use seu calendário de forma vaga, como "ocupado" ou "indisponível", sem detalhar informações.