Inspirada no The New World of Work, uma espécie de manifesto divulgado por Bill Gates sobre o futuro do trabalho, a Microsoft da Holanda começou a introduzir alguns conceitos de jornada flexível no seu escritório em meados de 2005. Mas foi em abril de 2008, com a mudança de edifício para um com a metade do tamanho do anterior, que a subsidiária mudou de fato a forma de trabalhar.

Mesas fixas deram lugar a longas mesas coletivas, sofás, poltronas, armários e pequenos espaços de vidro para quem precisa de concentração absoluta por algumas horas. E seus funcionários deixaram de marcar presença todos os dias no prédio, localizado próximo ao aeroporto de Schiphol, a 15 quilômetros de Amsterdã.

A ideia de que cada um é livre para escolher onde e como trabalhar foi levada ao extremo, tem funcionado muito bem e mostra resultados animadores — a percepção de produtividade e a satisfação dos funcionários aumentaram, e a empresa se transformou num símbolo da nova geração de ambientes de trabalho e referência para outras subsidiárias da Microsoft. 

Discutido com cada vez mais frequência nas companhias, o sistema de trabalho flexível para muitos ainda é um sonho quase impossível de se realizar. Isso porque, mais do que derrubar baias e horários rígidos, é preciso mudar a mentalidade dos líderes de que a produtividade dos negócios depende da presença física do funcionário.

A boa notícia é que os números estão a favor de quem fica menos tempo trancado no escritório. Segundo a Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), a Holanda é o país europeu com menos horas trabalhadas por empregado, mas está entre os cinco mais produtivos do continente (veja quadro Menos é mais).

Já a Grécia, por exemplo, país onde os funcionários trabalham mais horas, está entre os menos produtivos. A história da Microsoft não só ratifica essas estatísticas como também apresenta outros números que sugerem um futuro menos penoso e mais inteligente para o mundo do trabalho.

Como medir um aumento real na produtividade é bem difícil, a subsidiária holandesa e a Escola de Negócios Rotterdam, da Universidade Erasmus, perguntaram aos funcionários quanto tempo por dia eles economizavam com o novo método de trabalho. A resposta foi: 28 minutos.

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“Temos visto, nos últimos anos, que a receita por funcionário tem crescido no mesmo nível que a produtividade”, diz Frank Verlaan, gerente de marketing para Het Nieuwe Werken (a versão holandesa do The New World of Work) da Microsoft Holanda. Não é só percepção.

De acordo com um estudo de caso feito por Michael Hirt, da consultoria Hirt & Friends, em 2011, enquanto a indústria de software da Holanda cresceu 5% ao ano, a Microsoft local chegou a 11% e é hoje a responsável por uma das cinco maiores receitas por funcionário da companhia no mundo. 

O sistema de trabalho flexível adotado pela Microsoft na Holanda também ajudou o funcionário a ter mais qualidade de vida. Um levantamento interno mostrava que seus empregados andavam incomodados com o equilíbrio entre vida profissional e vida pessoal, dando nota 5,5 a esse quesito (sendo zero o mínimo e 10 o máximo).

“Já estávamos na zona vermelha com os funcionários e precisávamos olhar para essa relação de trabalho de uma forma diferente”, diz Verlaan. Após a mudança de sede e de mentalidade de trabalho, o índice de satisfação em relação à qualidade de vida do funcionário subiu para 8.

Um dos motivos para esse aumento foi a percepção de se perder menos tempo no trânsito — 70% deles passaram a ficar fora da hora do rush, além de usar mais o transporte coletivo. Segundo Verlaan, houve um aumento de 2,5 quilômetros em percursos de trem realizados pelos funcionários da Microsoft. Outros números positivos foram a diminuição de 30% das emissões de CO2 por funcionário e a redução de custos imobiliários. 

Sim, além de mais moderno, o escritório ficou também mais barato. Hoje, a empresa tem 1 100 funcionários e 670 espaços de trabalho — entram nessa conta até as mesas da lanchonete. E ainda assim sobram vagas todos os dias, pois passam por lá diariamente de 400 a 500 pessoas apenas. Cerca de 50% passam dois ou mais dias fora do escritório. 

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Mudança Cultural

Para facilitar a transição para o novo método, foram organizados treinamentos específicos, focados no conceito do prédio, no esquema de trabalho digital e na mudança cultural necessária. Até hoje, novos funcionários participam de um processo de integração que contempla as regras nesse novo ambiente de trabalho e informações para que a tecnologia seja usada de forma mais inteligente.

“O New World of Work não é um projeto com começo e fim, mas uma mudança de gestão, com alteração de comportamento”, explica Verlaan. “Nós continuamos trabalhando nisso todos os dias.” 

Outro destaque foi o envolvimento da alta liderança, que funcionou como exemplo de comportamento a ser replicado. Mas se engana quem pensa que a adaptação mais difícil foi a do alto escalão.

“Esse profissional já sabe que não pode ter o controle absoluto sobre cada departamento da empresa”, diz Peter van Baalen, professor da Escola de Negócios Rotterdam, responsável por medir os impactos da implementação do novo conceito de trabalho na Microsoft holandesa. O grande desafio foi a média gerência, que precisou passar por um programa especial, com apoio de uma empresa externa, para mudar seu foco de atuação: no lugar de gerenciar negócios, passou a gerenciar pessoas. 

A experiência local mostra que o envolvimento de todos os níveis hierárquicos na empreitada foi fundamental para seu sucesso. Os próprios funcionários foram responsáveis pelo desenvolvimento dos princípios e das guias de trabalho e pelo design do escritório. Do presidente ao estagiário, as mudanças chegaram para todos.

Ao mesmo tempo que o maior cargo da empresa abriu mão de sua sala e de sua vaga na garagem, todos passaram a ter à disposição o mesmo equipamento tecnológico de trabalho. 

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Num ambiente como esse, há também regras a ser seguidas. Uma delas diz respeito à alimentação. Para estimular a interação no escritório, só é permitido comer no primeiro andar.

No entanto, é comum ver funcionários tentando levar lanches para as mesas onde estão instalados. Mais comum ainda é ouvir do colega: “Ei, você não pode comer aqui” (independentemente de quem tenta burlar a regra, se um coordenador ou um diretor). “E é isso que você vê na cultura holandesa como um todo: nós não temos aquela sensação rígida de hierarquia”, diz Verlaan. 

A Microsoft holandesa foi pioneira em tirar do papel o ideal de trabalho de Bill Gates e levá-lo para a vida real. Ao confirmar que o modelo do chefe só trazia benefícios, outras subsidiárias passaram também a mexer em seus escritórios.

Foi assim com a Microsoft de Portugal, Itália, Bélgica, Finlândia e também no Brasil. Por aqui, além de o horário ser bastante flexível e de se utilizar a própria tecnologia a favor do trabalho remoto, o presidente abriu mão de sua sala para trabalhar com outros diretores num mesão compartilhado. Ao que tudo indica, o futuro do trabalho se revela mais democrático, saudável e — por que não? — divertido.