Entre os materiais de orientação que a IBM distribui entre seus chefes, está uma espécie de guia sobre como dar um feedback eficiente. Conheça as principais orientações da empresa:

Aproveite a oportunidade: Quando você perceber que está diante de uma situação em que pode dar alguma espécie de feedback para o funcionário, faça-o. Se deixar para depois, corre o risco de esquecer o contexto ou os detalhes do que ia dizer. Isso não significa, no entanto, que você não deva considerar a forma como a pessoa está se sentindo naquele momento. Não é uma boa idéia iniciar uma conversa desse tipo se o outro estiver sensível ou com raiva.

Lembre-se da privacidade: Mantenha a conversa apenas entre você e o subordinado. Encontrar um ambiente onde possam falar sem interferências é importante.

Faça da conversa uma via de mão dupla: Antes de falar sobre suas impressões, deixe que a pessoa fale sobre as dela. Envolva-a na conversa fazendo perguntas que comecem com "o que", "quando", ou "quantas vezes", por exemplo. Evite começar com porquês.

Pense no futuro e no potencial do funcionário: Preocupe-se com a auto-estima e a auto-confiança dele. Não faça críticas e não culpe enfatizando fatos passados.

Trate a causa, não o sintoma: Cuidado para não dar feedback sobre a questão errada. O que você está vendo pode ser um sintoma de algum problema mais difícil de perceber. Preocupe-se em identificar a causa verdadeira e em discutir aqueles pontos nos quais o funcionário realmente pode mudar.

Selecione o estilo adequado: Crie uma atmosfera de apoio. No caso de profissionais experientes, você pode explicar a questão e deixar que cuidem do resto. Funcionários novos na função podem precisar de um enfoque mais direto e de explicações objetivas.

A IBM também sugere que os chefes adotem o método STAR de fazer perguntas durante o feedback e em entrevistas:

Você pode descrever a situação (situation) em que isso aconteceu?

Qual era esperado que você fizesse (task) na ocasião?

Que ações (action) você tomou?

Qual foi o resultado (result)?