Você é um executivo que pretende subir na carreira. Seu acesso ao CEO da empresa pode ser limitado. Mas entender quando e como comunicar problemas e oportunidades para a camada hierárquica superior pode fazer uma grande diferença para seu sucesso, e também para o da sua empresa.

Rob Apatoff, professor clínico e diretor executivo do Kellogg Executive Leadership Institute, passou oito anos liderando as empresas FTD antes de se aposentar como presidente e CEO do grupo em 2016. Antes da FTD, foi CEO da Rand McNally durante um período de reviravolta nos negócios de private equity antes de vender a empresa. Ao longo de sua carreira, como executivo sênior de empresas como Anhesuer Busch, Reebok e Allstate, ele aprendeu a importância de tirar o máximo de proveito dos encontros da alta administração, independentemente do tempo disponível.

Esses encontros—sejam eles programados ou espontâneos—são como se fossem audição para papéis na liderança sênior. É fundamental que você mostre estar no comando dos negócios e possa comunicar de forma clara e sucinta as informações mais importantes da sua equipe.

Apatoff recomenda formas de aproveitar ao máximo os momentos nos quais se tem a atenção do CEO.

Saiba quando abordar

Um número surpreendente de pessoas tem dificuldade em identificar um bom momento para abordar o CEO. Afinal, um encontro no corredor, na lanchonete ou no aeroporto pode ou não ser oportuno—tudo depende do CEO, do tema que você vai compartilhar e do que mais está acontecendo naquele momento. No entanto, os CEOs percebem e apreciam quando os gerentes são sensíveis sobre como os abordador, e por isso é importante dar esse passo corretamente.

O conselho de Apatoff é começar com algumas perguntas simples: Qual a urgência das informações que quero apresentar? O meu objetivo é simplesmente me apresentar e compartilhar algo positivo sobre minha equipe, ou existe uma decisão de alto risco que o CEO queira ponderar de forma oportuna?

Em seguida, recomenda ao executivo se envolver em alguma consciência situacional e ler a linguagem corporal do CEO. Se, por exemplo, os dirigentes têm que lidar com um assunto mais urgente que o seu, talvez não seja o melhor momento para apresentar uma nova iniciativa de vendas.

“Ser capaz de respeitar o tempo do CEO é algo sempre bem visto", diz Apatoff. “Já vi pessoas que, enquanto tentavam chamar a atenção, simplesmente não interpretaram a situação adequadamente. É preciso ter a capacidade de ler as pessoas e ter inteligência emocional suficiente para entender a situação em que ela se encontra. Frequentemente, os CEOs fazem uma anotação mental da atitude bondosa e ficam mais receptivos para lhe dar mais tempo em futuras interações”.

Esteja preparado quando chegar a hora

O tempo de um CEO é sempre valioso. Quando surge a oportunidade de se conectar com eles, a última coisa que se quer fazer é criar um vácuo ou ficar de conversa fiada.

“Se está tentando criar uma conversa e estabelecer conexões falando sobre o gol que o seu filho marcou no jogo de futebol no último final de semana, não está fazendo nada interessante para ninguém, especialmente para si mesmo”, diz Apatoff.

Ao contrário, você deve estar pronto a qualquer momento para falar de forma concisa sobre o que quer compartilhar. Ter as prioridades em ordem e as informações prontas demonstra um nível de competência e profissionalismo que os CEOs se lembrarão no futuro. Se o CEO quiser se envolver em uma conversa mais informal a partir desse ponto, dê seguimento à conversa e aja da mesma forma.

“Toda vez que você está na frente do CEO ou da diretoria, você está sendo julgado—conscientemente ou não", diz Apatoff. “Quando uma empresa trabalha no planejamento de sucessão e procura candidatos de alto potencial, a alta administração geralmente se reúne e discute sobre os candidatos coletivamente. As interações executivas que você teve ao longo dos anos dizem muito sobre como você demonstra segurança, maturidade percebida, clareza na comunicação, o quanto você tem de domínio sobre os negócios e, finalmente, se será promovido ou não”.

Apatoff relembrou seus dias na FTD trabalhando em seu próprio plano de sucessão. Diz que constantemente ficava de olho nos talentos em alguns níveis mais baixos na organização, procurando gerentes que aparentam ter capacidade de fazer mais.

“Quanto mais eu via os líderes que realmente estavam no comando dos negócios e tinham a capacidade de falar sobre possíveis ideias ou inovações, mais eu lhes dava corda”, diz Apatoff. “Os CEOs estão sempre buscando os melhores e mais fortes líderes possíveis. Esse é um dos trabalhos mais importantes do CEO. Se você for uma pessoa que demonstrou potencial para liderança, mesmo em breves interações, é um ponto positivo para o seu futuro”.

Assim, como você se mantém preparado para abordar um CEO? Apatoff recomenda um hábito que desenvolveu quando liderava um departamento: mantenha uma lista de pontos sucintos que pode mencionar rapidamente. Essa lista deve incluir uma visão geral do seu departamento, pontos de dados importantes para dar suporte a essa visão geral e a sua opinião sobre como isso se relaciona com toda a empresa.

Ele também mantinha algumas de suas próprias ideias criativas de reserva, para mostrar o quanto podiam contar com ele para conduzir os negócios de maneira convencional e não convencional.
Depois de criar essa lista, repita os breves pontos até que se tornem tão familiares quanto as letras das suas músicas favoritas, para que você esteja pronto para mencioná-los onde e quando quiser.

“Eu sempre tinha um plano", diz Apatoff. “Nem sempre tinha oportunidade, mas estava preparado com informações criativas, relevantes e úteis para os negócios quando essa oportunidade surgisse".

Saiba quando se afirmar

Uma de suas funções como aspirante a líder é identificar problemas, seja em sua unidade ou em toda a empresa, e demonstrar iniciativa para escalar essas informações para a liderança, de preferência com um plano de ação para sanar o problema. Se descobrir um desafio sério o suficiente que afete a empresa negativamente, é sua responsabilidade informar a alta administração ou possivelmente o CEO.

É neste momento que surtem resultado desenvolver um diálogo contínuo com o CEO por meio de interações periódicas (mesmo que breves) e estar no controle dos negócios quando você se conecta. Sendo alguém que já atraiu a atenção deles e ganhou credibilidade, você tem maior chance de encontrar um CEO receptivo ao fazer a abordagem.

“Poucos líderes da alta administração aceitam um funcionário dizendo 'Eu tentei, mas não consegui falar com você' como desculpa para não repassar informações importantes”, diz Apatoff. “Seja por meio do assistente ou dos subordinados diretos, sempre há maneiras de informar o CEO sobre um possível problema ou oportunidade.

Por exemplo, em um recente congresso sobre questões de segurança, vários executivos seniores de segurança mencionaram a Apatoff que enfrentavam dificuldades em comunicar suas ideias importantes à alta administração e ao CEO. Apatoff recomendou que solicitassem 15 minutos na agenda para uma próxima reunião da equipe com o CEO para discutir questões críticas de segurança.

“Ocasionalmente, a integração de ideias e possíveis problemas nas reuniões da equipe”, diz Apatoff, “permitirá que você e a empresa estejam mais bem preparados para o que vier. Caso contrário, se algo realmente acontecer, poderá ser tarde demais.

Se você sabe que tem uma questão crítica para discutir, mas o CEO não está disponível imediatamente, Apatoff recomenda entrar em contato com outros membros da alta administração em vez de ficar esperando.

“Ao ter a confiança de outros líderes de resultados dos negócios e da alta administração, você estará em excelente posição para ganhar a confiança do CEO".

Este conteúdo foi publicado originalmente no site da Kellog School Of Management.