São Paulo - Quando o assunto é produtividade, um desafio é universal: realizar tarefas dentro do prazo.

Mas, embora o dia tenha 24 horas para todo mundo, algumas pessoas parecem fazer o tempo render duas ou três vezes mais do que outras - até quando estão sob pressão ou precisam tocar diversos projetos simultaneamente.

Ter uma rotina proveitosa e rentável, porém, não exige necessariamente mais suor ou horas extras: basta que você trabalhe de maneira mais inteligente. 

Em artigo no LinkedIn Pulse, o consultor Travis Bradberry, autor do best-seller "Emotional Intelligence 2.0" (TalentSmart, 2009) afirma que pessoas "hiper produtivas" são aquelas que aproveitam ao máximo o tempo no trabalho sem qualquer esforço adicional. 

Para o especialista, os passos que esses profissionais seguem são bastante simples e também podem ajudar a sua rotina a se tornar mais eficaz. Veja a seguir 7 deles:

1.Não tocar duas vezes na mesma tarefa
Pessoas extremamente produtivas têm um hábito em comum: resolvem os problemas por completo assim que eles aparecem.

Por isso, a dica é não adiar telefonemas, reuniões e tarefas de que você pode cuidar agora. Assim, você não gasta energia e tempo duas vezes com a mesma atividade.

2. Não sair do escritório sem programar o dia seguinte
Tem tarefas inacabadas? Permaneça no trabalho até concluí-las, se for possível.

Pessoas com rotinas altamente eficazes terminam suas atividades e organizam o próximo dia antes de ir embora, diz Bradberry. Essa prática garante que a próxima jornada seja produtiva.

3. Não sucumbir à urgência
Gastar muito tempo resolvendo problemas urgentes não é garantia de que o trabalho renda.

De acordo com o especialista, o importante é saber distinguir e priorizar qual "incêndio" realmente vale a pena ser apagado e qual só vai atrasar a sua agenda.

4. Delegar tarefas
Profissionais especialmente produtivos não têm problemas em passar o trabalho adiante.

Em outras palavras, eles sabem que não são os únicos funcionários competentes da empresa e confiam no potencial dos colegas para que possam se concentrar em seu próprio trabalho.

5. Fazer uma coisa de cada vez
Segundo uma pesquisa recente da Stanford University, desempenhar várias funções é menos produtivo que realizar uma por vez. Isso porque quem é bombardeado por várias fontes de informação não presta atenção no que está fazendo e tem mais dificuldades de memorização.

Evitar o "multitasking", portanto, é essencial para render no trabalho, já que o cérebro não consegue executar duas tarefas com excelência ao mesmo tempo.

6. Dizer "não"
Essa palavra é poderosa na hora de aumentar sua produtividade. Segundo Bradberry, quanto maior a dificuldade em dizer "não", maiores são as chances de sofrer por estresse e esgotamento.

Mas fique atento: "não" é "não". Evite falar frases como “não acho que posso”, “não estou certo se”, “não tenho certeza”.

7. Conferir e-mails de forma estratégica
Entrar na caixa de entrada do e-mail a cada mensagem que chega é uma interrupção desnecessária.

Para evitar essa perda de tempo, use a tecnologia a seu favor: organize suas mensagens em grupos de interesse, crie alertas para contatos importantes e configure uma resposta automática em casos específicos.