Não raro, a luta por uma caixa de entrada sob controle se assimila aos famosos estágios do luto. Milhões de pessoas experimentam choque (“Como 210 emails não lidos?!”), culpa (“Esqueci desse”), raiva (“Nunca me inscrevi nessa newsletter”) e aceitação (“Agora já foi”) diariamente, conforme se veem sobrecarregadas pela pilha de novidades que não para de crescer.

Redigir bons e-mails tornou-se, então, uma habilidade fundamental, tanto para fisgar a atenção do destinatário quanto para ter uma comunicação mais eficaz.

O primeiro passo é o mais difícil: escreva com calma. Claro que há momentos em que um e-mail simples e rápido é o jeito correto. Mas, especialmente quando você tem algo a pedir, é importante tirar um tempo para compor a melhor mensagem possível.

A estrutura de um bom e-mail é básica: introdução, corpo e conclusão. A introdução é onde você pode falar sobre o contexto da relação, como “Foi bom te ver na semana passada”, “Maria me passou seu contato” ou “Conforme falamos ao telefone ontem”.

Em seguida, vem a razão do e-mail: dê todas as informações necessárias que forem relativas ao motivo, seja ele uma pergunta, uma explicação ou qualquer outra coisa. No caso de um jornalista, por exemplo, um pedido de entrevista costuma vir seguido de uma explicação de por que aquela pessoa foi escolhida, o que será falado e como funciona o veículo.

Por fim, vem a conclusão. É tremendamente importante e inclui os passos a serem tomados em seguida (“Seria possível marcar uma reunião na terça-feira?” ou “O que você pensa a respeito disso nesse contexto?”), meios de contato e agradecimentos.

Uma boa mensagem segue sempre duas máximas: seja educado e não suponha que a pessoa saiba do que você está falando, especialmente se não conhecê-la muito bem.

A seguir, você pode conferir mais dicas de como escrever e-mails melhores e garantir mais respostas positivas:

1. Invista no assunto do e-mail

Numa caixa de entrada comum, o título é a primeira coisa que se vê. Portanto, dedique um pouco de tempo a ele. Em seu bestseller sobre vendas, “Saber vender é da natureza humana”, Dan Pink escreve que os e-mails mais lidos costumam ser aqueles que são úteis (caso a pessoa seja bastante ocupada) ou instiguem a curiosidade.

Pense em si mesmo: o que te chamaria a atenção e o que você consideraria útil? Evite, no entanto, ser aquela pessoa que manda tantas palavras no assunto que nem cabem na tela, algo totalmente desnecessário.

2. Use uma abordagem clara

Está falando com alguém que você não conhece ou conhece pouco? Seja cristalino em relação ao que você precisa e por que, explique por que aquela pessoa é a certa, o que ela tem de valoroso e como sua contribuição lhe ajudaria.

Mostre também que se dedicou antes de apertar o botão: resuma em poucas linhas o que sabe sobre ela e seu trabalho, especialmente se for alguém famoso. As pessoas costumam adorar ter as especificidades de seus trabalhos reconhecidas.

3. Dê um Google antes

Está perguntando algo? Certifique-se de que a resposta não é fácil de encontrar. Ter gastado um tempo assegurando-se de que aquele e-mail é necessário mesmo pode inclusive entrar no corpo da mensagem e mostrar sua dedicação – e um leitor experiente repara nessas coisas.

Se for o caso de simplesmente tentar estabelecer contato com alguém, melhor parar e pensar numa pergunta mais satisfatória. Ninguém quer receber google.com como resposta – e poucos resistem a uma pergunta verdadeiramente instigante.

4. Prefira e-mails personalizados

Um item especialmente válido se você estiver pedindo alguma coisa. Claro, é possível criar mensagens em grupo em que campos como [nome] mudam automaticamente e isso facilita a vida de muita gente, mas é preciso usar o bom senso e analisar caso a caso.

5. Tem muita coisa acontecendo? Organize-se

Um e-mail bem organizado é uma alegria para os olhos. Negritos, destaques e listas são bem-vindas se ajudarem a criar uma comunicação organizada. Passe um tempo também revisando, editando e formatando sua mensagem para que fique esteticamente agradável. Uso excessivo de caixa alta, por exemplo, incomoda, assim como tipos e tamanhos diferentes de fontes. 

E se estiver no meio de uma conversa e precisar adicionar outros destinatários, esclareça de maneira concisa quem são. Cópias ocultas, naturalmente, não precisam desse tipo de coisa.

6. Não abuse do tamanho

No geral, prefira e-mails com até três parágrafos. As pessoas podem ter vontade de responder no começo, mas vão perder a paciência se estiver tudo espalhado. Não se preocupe: caso elas se interessem pelo resto da história, vão te perguntar sobre isso e iniciar um diálogo.

7. O caso do follow up

Às vezes um e-mail vai parar no spam ou acaba soterrado na caixa de entrada. Acontece. É a vez do follow up, quando você educadamente pergunta se a pessoa tinha visto o e-mail anterior, resume sua mensagem em algumas frases (duas ou três costumam bastar) e agradece novamente. Antes de fazê-lo, espere alguns dias para realmente dar ao destinatário a chance de responder.

É possível fazer outros follows similares depois deste, mas com cautela para não ficar chato – e não faça vários seguidos em um espaço curto de tempo. Na segunda vez, comece já pedindo desculpas pela nova mensagem e sugira outros métodos de contato, como uma ligação ou Skype, caso seja mais fácil.

Uma outra dica boa? Em caso de silêncio persistente, procure outra porta de entrada: testar outro endereço de e-mail ou ligar para o ambiente de trabalho e deixar um lembrete e seus contatos com alguém pode funcionar.

8. Sobre siglas, códigos e acrônimos

Em uma mensagem para os funcionários da sua fabricante de foguetes SpaceX, Elon Musk – que se autodeclara um mestre dos e-mails – deu uma bronca. “O uso excessivo de acrônimos inventados é um impedimento significativo para a comunicação”, disse. “Ninguém consegue lembrar de todos e as pessoas não querem parecer burras, então sentam lá na ignorância. Isso é particularmente ruim para novos funcionários.”

O teste para saber se uma sigla ou acrônimo é útil, conclui ele, é perguntar se ajuda ou atrapalha a comunicação. O mesmo vale para símbolos, como Maria <> Gabriel (um jeito de fazer uma introdução). Facilite para o leitor, não só para você.

9. Use anexos com parcimônia

Anexos são praticamente proibidos num primeiro contato. Você abriria um de um desconhecido, por exemplo? Se for absolutamente necessário, pergunte no fim do e-mail se seria possível enviá-lo na mensagem seguinte ou explique o motivo da necessidade de anexá-lo naquele momento. (Dica do Na Prática: a frase “Tomei a liberdade de…” costuma ser bem recebida nessas horas.)

10. Agradeça com sinceridade

Todo mundo é ocupado e alguns são mais ocupados que outros. Portanto, mantenha em mente que a leitura de todo e-mail utiliza um tempo precioso e agradeça sinceramente pelo tempo que lhe foi dedicado.

Se for alguém importante, vale destacar algo na linha de “compreendo se você não puder me atender”. Quem diz é Adam Grant, autor de dois bestsellers de negócios e professor da Wharton School, na Universidade Pennsylvania. “Paradoxalmente, isso aumenta muito as chances de que ela receba uma resposta”, escreveu.

11. Seja fácil de encontrar

Tenha seu nome e formas de contato, como telefone, Skype e mesmo seu e-mail, em sua assinatura. Se quiser, pode colocar também suas informações profissionais, como cargo e empresa. Pense assim: se alguém encaminhar seu e-mail, vai ser fácil entender como te achar?

12. Responda como gostaria de ser respondido

Mesmo que seja para dizer “não” ou só sinalizar que recebeu aquela mensagem e lhe dará mais atenção depois, responda depressa. Isso faz com que as pessoas se sintam bem recebidas. Mais uma vez, pense na sua própria caixa de entrada: está certo que tem muita coisa lá, mas um “Re: ” chama mais atenção que o resto.

*Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar