As despesas das empresas com viagens de negócios estão em pleno crescimento. Em janeiro deste ano elas já tinham atingido R$ 6,3 bilhões, maior valor para o mês desde 2015, já considerando a inflação do período. No mês seguinte, o aumento se superou e fevereiro chegou à marca de quase R$ 9 bilhões, crescimento de 59,5% em comparação com o mesmo período de 2022, o mais alto em oito anos, segundo dados do Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), criado pela FecomércioSP em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV).

“Se por um lado as empresas têm uma nova chance para aprender com o cenário sanitário propício aos deslocamentos, eventos e negociações presenciais, por outro, elas querem também economizar o máximo possível”, afirma o especialista Luiz Moura, diretor de negócios da agência de viagens corporativas VOLL e conselheiro de turismo da Fecomércio/SP. Para isso, ele dá 4 dicas de como gerir da melhor forma as despesas e como planejar a viagem do colaborador de forma segura e dinâmica, permitindo economia de até 30% nos gastos.

1) Atualize os prazos para compras de passagens

Em 2023, muitas empresas adaptaram normativas internas, para que as emissões de passagens aéreas fossem realizadas com um período de antecedência maior. Isso porque os preços podem variar até 200% para mais ou para menos se as passagens forem adquiridas com três semanas ou três dias de antecedência. Hoje, as maiores empresas do Brasil já atualizaram suas políticas de viagens para que os colaboradores precisem se programar com, pelo menos, 15 dias, em grande parte dos casos, para solicitarem a compra de voos.

2) Avalie opções econômicas de hospedagem

Com a retomada dos grandes eventos, sobretudo nas capitais, a oscilação da disponibilidade de quartos e das tarifas dos hotéis tem sido frequentemente observada. Faça dessa uma oportunidade dos colaboradores conhecerem outros hotéis na mesma região que tenham perfis mais econômicos e tarifas possivelmente menores. Vale, ainda,  antecipar essa reavaliação de perfil de hospedagem e convidar os viajantes a participarem de jornadas de avaliação de hotéis situados em bairros próximos. Na região de São Paulo, por exemplo, muitas companhias que utilizavam com frequência os hotéis da região da Avenida Faria Lima conseguiram direcionar seus viajantes corporativos para experimentarem opções em bairros limítrofes — como Moema, Brooklin e Campo Belo.

3) Contextualize a equipe

Muitos profissionais não sabem dos impactos dos movimentos econômicos no preço de uma viagem. Compartilhar esse contexto, dando as orientações sobre a importância de se programar para uma próxima viagem, por exemplo, é um conhecimento que serve não apenas para a rotina do turista corporativo, como também para quando ele for planejar uma viagem a lazer. Para solucionar essa questão, as empresas têm organizado seminários online e promovido verdadeiras campanhas de comunicação direcionadas às suas equipes com a intenção de informá-las em relação às boas práticas de viagem. Esses momentos não implicam em custos e podem ser compartilhados em canais de comunicação interna, inclusive para novos entrantes.

4) Abuse da tecnologia e elimine processos

O uso das tecnologias tem sido cada vez mais habitual na rotina relacional entre colaboradores e empresas, tanto quando eles estão fora da companhia, mas também quando retornam das viagens. Isso acontece como forma de otimizar os processos e reduzir a carga operacional. Uma boa opção para esses casos é o VOLL Pay. Por meio dele, o viajante que precisa contratar um serviço ou comprar um produto, esteja ele ou não em viagem, não precisará realizar pedidos de adiantamento de valores, e nem se preocupar com o reembolso de suas despesas. Os pagamentos são feitos de forma digital e instantânea, a partir de valor pré-determinado por seu gestor para cada tipo de despesa, gerando dados unificados daquela transação. Essa é uma tendência real já constatada em números. De acordo com um estudo da PwC e da Strategy&, o volume de pagamentos digitais no mundo deve aumentar em mais de 80% até 2025, com as transações passando de cerca de um trilhão para quase 1,9 trilhão por ano. Até 2030, o total deve quase triplicar.

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